informations générales
Digne-les-Bains
Employeur : PROVENCE ALPES AGGLOMERATION
Grade : Cadre d'emploi des adjoints administratifs, catégorie C
Date de dépôt de l'offre : 16/04/2024
Type d'emploi : CDD 4 à 6 mois
Temps de travail : Complet
Durée : 35h00
Poste à pourvoir le : 01/07/2024
Date limite de candidature : 18/05/2024
Service d'affectation : Pôle Fonctionnel
Sous l'autorité de la Responsable de l'administration générale, l'agent.e administratif, chargé.e d'accueil aura pour mission :
- Accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Noter et transmettre les différents messages et réclamations aux différents services
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Gestion du courrier :
- Gérer les colis, fax, le courrier postal et électronique : assurer l'ouverture, le tri, la diffusion et l'affranchissement
- Enregistrer le courrier arrivé et le qualifier dans Maarch
- Diffuser le courrier arrivé au sein des services
- Affranchir le courrier au départ
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques de la boîte « contact » et les télécopies
- Effectuer la tournée du courrier (en cas d'absence du vaguemestre)
Gestion du logiciel courrier :
- Administrer le logiciel (paramétrage nouveaux agents, départs.) en collaboration avec le service informatique
- Aide aux agents dans l'utilisation du logiciel
Gestion des fournitures administratives, du mobilier et des abonnements à la presse :
- Commander les fournitures administratives, le mobilier de bureau et valider les factures dans SEDIT
- Suivre le stock et le budget
- Gérer les abonnements à la presse
Secrétariat :
- Constitution d'un annuaire interne des différents services de la collectivité et mise à jour
- Réalisation de divers travaux bureautique : saisie et mise en forme de documents (tableaux, rapports, comptes-rendus .)
- Tri, classement, archivage
- Assistance au secrétariat général dans la préparation des documents des séances du conseil communautaire et des bureaux
Profil demandé :
L'agent.e devra :
- avoir le sens du contact, être à l'écoute, être patient et aimable
- maîtriser les techniques d'accueil, les logiciels de bureautique et de messagerie
Permis B obligatoire (pour la tournée courrier)
SAVOIRS :
*Connaissance de l'environnement institutionnel
*Organisation et organigramme de la collectivité
*Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
*Directives et procédures d'instruction des dossiers
*Procédures de transmission des demandes
*Droits et obligations des usagers
SAVOIR FAIRE :
*Maîtrise des logiciels : Excel et Word, Maarch, SEDIT et maîtrise d'internet et de la messagerie électronique
*Maitrise des matériels bureautiques et téléphoniques (machine à affranchir, photocopieurs, fax, standard)
*Techniques d'accueil, règles de communication
*Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
*Techniques et outils de communication
*Techniques de secrétariat
*Techniques de capitalisation et de classement de documents
*Techniques de recherche d'information
SAVOIR ÊTRE :
*Avoir le sens des responsabilités
*Sens de l'organisation
*Gestion des priorités
*Sens du relationnel
*Rigueur
*Disponibilité
*Ponctualité
*Respect de la confidentialité
Contact et informations complémentaires :
Merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr
Téléphone : 04 92 32 42 10
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGrade : Cadre d'emploi des adjoints administratifs, catégorie C
Date de dépôt de l'offre : 16/04/2024
Type d'emploi : CDD 4 à 6 mois
Temps de travail : Complet
Durée : 35h00
Poste à pourvoir le : 01/07/2024
Date limite de candidature : 18/05/2024
Service d'affectation : Pôle Fonctionnel
Sous l'autorité de la Responsable de l'administration générale, l'agent.e administratif, chargé.e d'accueil aura pour mission :
- Accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Noter et transmettre les différents messages et réclamations aux différents services
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Gestion du courrier :
- Gérer les colis, fax, le courrier postal et électronique : assurer l'ouverture, le tri, la diffusion et l'affranchissement
- Enregistrer le courrier arrivé et le qualifier dans Maarch
- Diffuser le courrier arrivé au sein des services
- Affranchir le courrier au départ
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques de la boîte « contact » et les télécopies
- Effectuer la tournée du courrier (en cas d'absence du vaguemestre)
Gestion du logiciel courrier :
- Administrer le logiciel (paramétrage nouveaux agents, départs.) en collaboration avec le service informatique
- Aide aux agents dans l'utilisation du logiciel
Gestion des fournitures administratives, du mobilier et des abonnements à la presse :
- Commander les fournitures administratives, le mobilier de bureau et valider les factures dans SEDIT
- Suivre le stock et le budget
- Gérer les abonnements à la presse
Secrétariat :
- Constitution d'un annuaire interne des différents services de la collectivité et mise à jour
- Réalisation de divers travaux bureautique : saisie et mise en forme de documents (tableaux, rapports, comptes-rendus .)
- Tri, classement, archivage
- Assistance au secrétariat général dans la préparation des documents des séances du conseil communautaire et des bureaux
Profil demandé :
L'agent.e devra :
- avoir le sens du contact, être à l'écoute, être patient et aimable
- maîtriser les techniques d'accueil, les logiciels de bureautique et de messagerie
Permis B obligatoire (pour la tournée courrier)
SAVOIRS :
*Connaissance de l'environnement institutionnel
*Organisation et organigramme de la collectivité
*Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
*Directives et procédures d'instruction des dossiers
*Procédures de transmission des demandes
*Droits et obligations des usagers
SAVOIR FAIRE :
*Maîtrise des logiciels : Excel et Word, Maarch, SEDIT et maîtrise d'internet et de la messagerie électronique
*Maitrise des matériels bureautiques et téléphoniques (machine à affranchir, photocopieurs, fax, standard)
*Techniques d'accueil, règles de communication
*Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
*Techniques et outils de communication
*Techniques de secrétariat
*Techniques de capitalisation et de classement de documents
*Techniques de recherche d'information
SAVOIR ÊTRE :
*Avoir le sens des responsabilités
*Sens de l'organisation
*Gestion des priorités
*Sens du relationnel
*Rigueur
*Disponibilité
*Ponctualité
*Respect de la confidentialité
Contact et informations complémentaires :
Merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr
Téléphone : 04 92 32 42 10
