Agent / Agente d'accueil

Descriptif de l'emploi :
Placé sous l'autorité de Madame La Maire et de la Direction Générale des services, l'agent(e) d'accueil assure en binôme avec un second agent l'accueil physique et téléphonique de la Mairie ainsi que d'autres missions confiées au service.

Missions :
ACCUEIL
- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (prendre l'information ou la communication, traiter la demande, restituer ou répondre à l'interrogation)
- Traiter et transmettre les mails de la boite générique de la Mairie
- Rechercher les interlocuteurs ou les informations, enregistrer la demande en cas de non réponse et proposer des issues alternatives
- Transmettre les signalements aux services concernés
- Réguler l'entrée des visiteurs et les orienter
- Instruire les dossiers de recensement militaire
- Traiter le courrier (réception, distribution, affranchissement) et réceptionner les colis
- Traiter les objets trouvés en lien avec la Police Municipale

REALISATION ET DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
- Instruire les dossiers de carte nationales d'identité et passeports (remise du CERFA et du détail des pièces nécessaires, vérification de la complétude du dossier, prise d'empreintes, signature de l'acte, renseignement sur les délais de délivrance, enregistrement du dossier, transmission en préfecture, réception du document et délivrance à l'intéressé)
- Instruire les demandes d'inscription sur les listes électorales et des fiches domiciliaires
- Réaliser les attestations d'accueil et tous les documents relatifs aux affaires générales, certification de changement de domicile, certification de documents administratifs pour les administrations étrangères
GESTION DES ELECTIONS
- Instruire les demandes d'inscriptions/radiations électorales
- Préparer le matériel électoral : bulletins de vote et fournitures
- Coordonner la préparation et le déroulement des scrutins : installation des isoloirs, plannings de tenue de bureau de vote.
- Les jours de scrutins, participer au dépouillement, rédiger les PV
RECENSEMENT DE LA POPULATION (tous les 6 ans)
- Organiser et superviser le recensement de la population
- Piloter la collecte
- Encadrer les agents recenseurs

Missions secondaires :
- Gérer et afficher les informations y compris les présentoirs mis à disposition du public
- Assurer le secrétariat du Centre Communal d'Actions Sociales
- Organiser le tirage au sort des Jurés d'Assises
- Tenir à jour les fiches domiciliaires
- Tenir à jour le listing des associations
- Classer et tenir les archives

Profils recherchés :
Savoirs
- Etre garant(e) de l'image du service public
- Connaissance de l'environnement territorial

Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d'accueil et de l'expression orale
- Maîtrise de l'outil bureautique et téléphonique
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion de l'accueil
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles

Savoir-être :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public (qualités relationnelles)
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Être organisé(e) et autonome
- Polyvalence - capacité à gérer des dossiers très variés
- Sens du travail en équipe et en transversalité
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Bonne présentation générale
- Sens du service public