informations générales
Saint-Julien-en-Genevois
La commune organise chaque année des réceptions et a comme « Fil Rouge » dans son projet la Gouvernance Participative. Nous recherchons une personne qui saura apporter son expertise sur le plan administratif, sur l'organisation des événements et sur l'accompagnement d'une des instances participatives, les Comités de Quartiers et de Hameaux.
Vos missions?
Sous l'autorité du responsable du Secrétariat Général, vous organiserez les divers événements, recueillerez les informations et traiterez les actions nécessaires au fonctionnement administratif de ce Service. À ce titre, vous aurez pour missions principales de :
Préparer des réceptions et réunions officielles :
- Planifier et suivre les besoins matériels et humains pour chaque réception.
- Etudier, au besoin, en lien avec les partenaires internes ou externes, les implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles.
- Optimiser les coûts des réceptions.
- Servir les invités.
- Assurer le réassort des plats et des boissons pendant les événements.
- Gérer les stocks liés à son activité.
- Réceptionner/récupérer les commandes.
- Mettre en place les salles de réunion/de réception.
- Ranger les buffets et nettoyer le matériel à l'issue des réunions/réceptions.
Gérer les achats des fournitures de bureau et petits matériels :
- Recenser les besoins des Services pour la préparation budgétaire.
- Etablir une liste exhaustive des produits à commander.
- Etablir des bons de commandes.
- Assurer la bonne réception des produits et valider les factures.
Assurer le lien entre la Commune et les Comités de Quartiers et de Hameaux (CQH) :
- Elaborer ou suivre des demandes e-Atal voirie, bâtiment, espaces verts provenant des CQH.
- Faire le lien entre les Services Techniques et les CQH
- Participer à des réunions hebdomadaires, mensuelles : Copil Participation
- Gérer les bases de données CQH.
- Suivre le Budget « CQH »
- Diffuser des informations (Réunions Publiques ; incidents voiries/bâtiments ; travaux ; évènements, etc.).
Vos compétences et qualités?
- Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie.
- Bonne présentation exigée.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants.
- Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
- Capacité à travailler en équipe.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Respect de la confidentialité des informations.
- Sens de la communication, aisance relationnelle.
- Respect des règles de sécurité et des règles d'hygiène.
- Très grande disponibilité (soirée ; jours fériés et week-end inclus).
- Permis B indispensable pour effectuer les déplacements sur la commune et alentours.
Vos conditions de travail?
POSTE À TEMPS COMPLET
35H/semaine
HORAIRES
Horaires habituels dans le cadre des
ouvertures de la Mairie (9h-12h et 13h30-17h) ;
Réunions régulières en soirée (1 à deux fois
par mois) ;
Participation aux cérémonies OU évènements
(y compris certains jours fériés).
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions?
Sous l'autorité du responsable du Secrétariat Général, vous organiserez les divers événements, recueillerez les informations et traiterez les actions nécessaires au fonctionnement administratif de ce Service. À ce titre, vous aurez pour missions principales de :
Préparer des réceptions et réunions officielles :
- Planifier et suivre les besoins matériels et humains pour chaque réception.
- Etudier, au besoin, en lien avec les partenaires internes ou externes, les implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles.
- Optimiser les coûts des réceptions.
- Servir les invités.
- Assurer le réassort des plats et des boissons pendant les événements.
- Gérer les stocks liés à son activité.
- Réceptionner/récupérer les commandes.
- Mettre en place les salles de réunion/de réception.
- Ranger les buffets et nettoyer le matériel à l'issue des réunions/réceptions.
Gérer les achats des fournitures de bureau et petits matériels :
- Recenser les besoins des Services pour la préparation budgétaire.
- Etablir une liste exhaustive des produits à commander.
- Etablir des bons de commandes.
- Assurer la bonne réception des produits et valider les factures.
Assurer le lien entre la Commune et les Comités de Quartiers et de Hameaux (CQH) :
- Elaborer ou suivre des demandes e-Atal voirie, bâtiment, espaces verts provenant des CQH.
- Faire le lien entre les Services Techniques et les CQH
- Participer à des réunions hebdomadaires, mensuelles : Copil Participation
- Gérer les bases de données CQH.
- Suivre le Budget « CQH »
- Diffuser des informations (Réunions Publiques ; incidents voiries/bâtiments ; travaux ; évènements, etc.).
Vos compétences et qualités?
- Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie.
- Bonne présentation exigée.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants.
- Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
- Capacité à travailler en équipe.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Respect de la confidentialité des informations.
- Sens de la communication, aisance relationnelle.
- Respect des règles de sécurité et des règles d'hygiène.
- Très grande disponibilité (soirée ; jours fériés et week-end inclus).
- Permis B indispensable pour effectuer les déplacements sur la commune et alentours.
Vos conditions de travail?
POSTE À TEMPS COMPLET
35H/semaine
HORAIRES
Horaires habituels dans le cadre des
ouvertures de la Mairie (9h-12h et 13h30-17h) ;
Réunions régulières en soirée (1 à deux fois
par mois) ;
Participation aux cérémonies OU évènements
(y compris certains jours fériés).
