informations générales
Charlieu
MISSIONS PRINCIPALES : L'accueil physique et téléphonique au siège de la communauté de communes (4 matins par semaine) Les missions d'archivage et de secrétariat général (mission ponctuelle) Les missions d'appui au service ADS (Autorisation du droit des sols) sur 2 demi-journées. Les missions d'appui au service marchés publiques (3 à 5 demi-journées)
ACCUEIL - Accueil du public (physique et téléphonique), et orientation du public vers le service demandé, transmission de message au besoin, prise de rendez-vous - Prise des messages pour les changements de situation des usagers du service déchets ménagers et gestion du planning des encombrants (si pas d'agents dans le service déchets ménagers), idem pour les autres services - Gestion de l'enregistrement et de la distribution du courrier arrivé et du courrier sur le départ (dont affranchissement) - Indexation du courrier arrivé dans l'outil de Gestion Electronique des Documents (et autre outil spécifique aux services) - Gestion quotidienne de la messagerie générale - Réservations diverses (salles de réunion, matériels) sur l'outil informatique dédié - Frappe de courriers, divers travaux de secrétariat dont suivi du dossier de presse, classement - Gestion de l'archivage
APPUI AU SERVICE ADS (suite à formation proposée par la collectivité) - Instruire les autorisations d'urbanisme, - Créer un dossier par type d'acte - Prioriser les dossiers tout en évitant les tacites - Lancer les consultations des services extérieurs (SDIS, S2E, ARS ) - Etablir les majorations de délai et lettres d'incomplet et traiter les pièces complémentaires - Etablir les propositions de décision pour les arrêtés des communes et réception des arrêtés signés ou accords tacites - Assurer l'archivage des dossiers par commune et autres missions pour le service
APPUI AU SERVICE MARCHES PUBLICS: Remplir des avis sur la plateforme profil acheteur à l'aide de documents préétablis (AAPC, attribution)- Délivrer les attestations de visites aux candidats si nécessaire (sur modèle préétabli)- Importer les plis déposés depuis la plateforme et vérifier la complétude des dossiers (selon tableau établi)- Demander les pièces manquantes éventuelles- Réaliser les copies des dossiers pour les commissions et CAO- Préparer et envoyer les convocations aux Commissions et CAO- Rédiger et gérer les courriers (rejets, notification, reconduction.)- Mettre en formes de documents WORD, EXCEL.- Assurer le suivi des attestations fiscales et sociales des titulaires- Préparer les pièces pour le contrôle de légalité- Enregistrer les pièces des marchés notifiés dans la GED
VOTRE PROFIL: Niveau bac +2 - Catégorie C ou équivalent. Connaissance des logiciels de bureautiques, maîtrise de l'outil informatique - Compétences rédactionnelles - Qualité relationnelle - Notions d'urbanisme souhaitées - Bonne expression orale et écrite. Savoir-être : - Rigueur et organisation - Esprit de synthèse et d'initiative - Autonomie - Confidentialité, discrétion et sens du service public
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireACCUEIL - Accueil du public (physique et téléphonique), et orientation du public vers le service demandé, transmission de message au besoin, prise de rendez-vous - Prise des messages pour les changements de situation des usagers du service déchets ménagers et gestion du planning des encombrants (si pas d'agents dans le service déchets ménagers), idem pour les autres services - Gestion de l'enregistrement et de la distribution du courrier arrivé et du courrier sur le départ (dont affranchissement) - Indexation du courrier arrivé dans l'outil de Gestion Electronique des Documents (et autre outil spécifique aux services) - Gestion quotidienne de la messagerie générale - Réservations diverses (salles de réunion, matériels) sur l'outil informatique dédié - Frappe de courriers, divers travaux de secrétariat dont suivi du dossier de presse, classement - Gestion de l'archivage
APPUI AU SERVICE ADS (suite à formation proposée par la collectivité) - Instruire les autorisations d'urbanisme, - Créer un dossier par type d'acte - Prioriser les dossiers tout en évitant les tacites - Lancer les consultations des services extérieurs (SDIS, S2E, ARS ) - Etablir les majorations de délai et lettres d'incomplet et traiter les pièces complémentaires - Etablir les propositions de décision pour les arrêtés des communes et réception des arrêtés signés ou accords tacites - Assurer l'archivage des dossiers par commune et autres missions pour le service
APPUI AU SERVICE MARCHES PUBLICS: Remplir des avis sur la plateforme profil acheteur à l'aide de documents préétablis (AAPC, attribution)- Délivrer les attestations de visites aux candidats si nécessaire (sur modèle préétabli)- Importer les plis déposés depuis la plateforme et vérifier la complétude des dossiers (selon tableau établi)- Demander les pièces manquantes éventuelles- Réaliser les copies des dossiers pour les commissions et CAO- Préparer et envoyer les convocations aux Commissions et CAO- Rédiger et gérer les courriers (rejets, notification, reconduction.)- Mettre en formes de documents WORD, EXCEL.- Assurer le suivi des attestations fiscales et sociales des titulaires- Préparer les pièces pour le contrôle de légalité- Enregistrer les pièces des marchés notifiés dans la GED
VOTRE PROFIL: Niveau bac +2 - Catégorie C ou équivalent. Connaissance des logiciels de bureautiques, maîtrise de l'outil informatique - Compétences rédactionnelles - Qualité relationnelle - Notions d'urbanisme souhaitées - Bonne expression orale et écrite. Savoir-être : - Rigueur et organisation - Esprit de synthèse et d'initiative - Autonomie - Confidentialité, discrétion et sens du service public
