Agent administratif / Agente administrative

L'APAJH de l'Ariège recrute pour l'IME d'Eycheil un(e) Agent administratif principal H/F en CDD à temps partiel (21h hebdomadaires) pour une durée de 1 mois renouvelable.

Missions générales et attributions :

Gestion téléphone :
Accueil du public, renseignements
- Prise des messages
- Filtrage des appels
- Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
- Gestion des registres de présence (usagers, personnels, stagiaires) et tableaux de bord
- Elaboration, rédaction et dactylographie de tout courrier (avec consignes de la Directrice, Cheffe de Service)
- Dactylographie et classement des courriers à l'attention des familles/intervenants
- Suivi des factures : rapprochement des devis, accord pour commande et des bons de livraison, mise à la signature, expédition au siège.
- Archivage des divers documents et dossiers
- Commande et demande de devis fournitures de bureau et autres

Gestion des salariés :
- Constitution et mise à jour du dossier individuel du salarié
- Gestion des visites médicales d'embauche, annuelles et de reprise de travail après un arrêt de travail de plus de 30 jours,
- Gestion, des arrêts de travail :
- Enregistrement et contrôle des arrêts de travail, puis des indemnités journalières après recueil sur site internet de la CPAM
- Inscription à CHORUM pour les arrêts de travail de plus de 3 mois
- Suivi des indemnités journalières CPAM
- Saisie et contrôle des éléments de paie
- Gestion du dossier de Formation (PAUF, inscription, etc.. en lien avec le siège)

Constitution du dossier des jeunes accueillis :
Préparation à l'admission :
- Courrier aux familles avec les divers documents (livret d'accueil, règlement de fonctionnement, ..)
- Etablissement du contrat de séjour

Gestion de la caisse :
- Classement des pièces justificatives des dépenses de caisse,
- Etablissement des décomptes journaliers de caisse
- Gestion des entrées et sorties de la caisse

LOGICIELS INTERNES :

OCTIME : Vérification, en lien avec la Direction, des éléments variables de paie des salariés
NETVIE :
- Création des dossiers des jeunes
- Suivi des dossiers (mise à jour)
- Insertion par scan des documents (notifications, contrat de séjour, avenants, ESS, etc.)
ALFA GRH :
- Saisie et contrôle des éléments de paie
- Etablissement et rédaction des CDD inférieur à 3 mois
- Gestion des départs des salariés (certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi, BIAF)
- Etablissement des attestations de salaire, puis envoi à la CPAM par le biais de Net-Entreprises
LOGICIEL VIA TRAJECTOIRE : En lien avec l'assistante sociale : veille à la mise à jour des dossiers usagers

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Internet
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir communiquer rapidement et efficacement
- Anticipation, proactivité

Personnalité :
- Autonomie
- Discrétion
- Aisance relationnelle et bonne expression orale
- Goût pour le travail en équipe


Diplôme requis : BEP secrétariat
Expérience dans le secrétariat souhaitée de 2 ans
Majoration de salaire possible selon reprise d'ancienneté (sur justificatifs présentant les mêmes fonctions)