informations générales
OSBORNE CLARKECDI
En tant qu'Assistant(e) Services Généraux, vous serez amené(e) à assurer les principales missions suivantes :
Gestion opérationnelle des locaux, maintenance et sécurité
- Effectuer des tournées régulières des locaux pour vérifier la propreté, le bon fonctionnement des équipements (chauffage, climatisation, copieurs), les besoins en fournitures et la remise en état des salles de réunion.
- Assurer un suivi des prestataires techniques (copieurs, fontaines à eau, destruction d'archives, vélos, etc.) et coordonner les interventions de premier niveau en cas de dysfonctionnement.
- Mettre en œuvre les procédures pour l'accès, la surveillance et les flux de circulation interne, former les nouveaux arrivants, et participer à l'organisation des exercices d'évacuation.
- Tenue et mise à jour du tableau de suivi des badges.
Gestion des espaces de travail
- Assurer la gestion quotidienne des salles de réunion : propreté, remise en ordre, disponibilité des fournitures et bon fonctionnement des équipements multimédia.
- Installer les postes des nouveaux arrivants (hors informatique) et animer la présentation de l'équipe des services généraux lors de la journée d'accueil.
- Participer aux aménagements et déménagements internes : petite manutention, rangement de colis, organisation des changements de postes.
Aide logistique lors d'événements internes et clients
- Co-organiser les événements avec les réceptionnistes et les équipes internes afin de recueillir les besoins et d'anticiper l'organisation avec le Responsable SG.
- Préparer les salles et espaces pour les événements récurrents ou ponctuels : configuration des salles, installation des buffets, mise à disposition de fournitures.
- Gérer la commande et le retrait des prestations de restauration.
- Participer, en soirée si nécessaire, aux événements clients, en appui aux réceptionnistes et aux équipes internes.
Achats, fournitures, reprographie et gestion des stocks / archives
- Réaliser les inventaires réguliers des consommables alimentaires et des fournitures de bureau, et préparer les commandes associées.
- Assurer l'approvisionnement des différents étages et de la cafétéria en fournitures et consommables ainsi que le rangement des stocks et réserves.
- Suivre les consommables des copieurs (toners, agrafes, papier) plusieurs fois par semaine, en lien avec le prestataire.
- Gérer les fournitures : passage des commandes, réception, suivi des stocks, tableaux de suivi, propositions d'optimisation (coûts, mise en concurrence, appels d'offres), en appui au Responsable SG.
- Gérer les fournitures spécifiques : inventaire et commande de fournitures juridiques, fournitures spécifiques commandées auprès du Royaume-Uni (stylo, bloc-notes, goodies).
Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer selon l'activité de l'équipe et du Cabinet.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireGestion opérationnelle des locaux, maintenance et sécurité
- Effectuer des tournées régulières des locaux pour vérifier la propreté, le bon fonctionnement des équipements (chauffage, climatisation, copieurs), les besoins en fournitures et la remise en état des salles de réunion.
- Assurer un suivi des prestataires techniques (copieurs, fontaines à eau, destruction d'archives, vélos, etc.) et coordonner les interventions de premier niveau en cas de dysfonctionnement.
- Mettre en œuvre les procédures pour l'accès, la surveillance et les flux de circulation interne, former les nouveaux arrivants, et participer à l'organisation des exercices d'évacuation.
- Tenue et mise à jour du tableau de suivi des badges.
Gestion des espaces de travail
- Assurer la gestion quotidienne des salles de réunion : propreté, remise en ordre, disponibilité des fournitures et bon fonctionnement des équipements multimédia.
- Installer les postes des nouveaux arrivants (hors informatique) et animer la présentation de l'équipe des services généraux lors de la journée d'accueil.
- Participer aux aménagements et déménagements internes : petite manutention, rangement de colis, organisation des changements de postes.
Aide logistique lors d'événements internes et clients
- Co-organiser les événements avec les réceptionnistes et les équipes internes afin de recueillir les besoins et d'anticiper l'organisation avec le Responsable SG.
- Préparer les salles et espaces pour les événements récurrents ou ponctuels : configuration des salles, installation des buffets, mise à disposition de fournitures.
- Gérer la commande et le retrait des prestations de restauration.
- Participer, en soirée si nécessaire, aux événements clients, en appui aux réceptionnistes et aux équipes internes.
Achats, fournitures, reprographie et gestion des stocks / archives
- Réaliser les inventaires réguliers des consommables alimentaires et des fournitures de bureau, et préparer les commandes associées.
- Assurer l'approvisionnement des différents étages et de la cafétéria en fournitures et consommables ainsi que le rangement des stocks et réserves.
- Suivre les consommables des copieurs (toners, agrafes, papier) plusieurs fois par semaine, en lien avec le prestataire.
- Gérer les fournitures : passage des commandes, réception, suivi des stocks, tableaux de suivi, propositions d'optimisation (coûts, mise en concurrence, appels d'offres), en appui au Responsable SG.
- Gérer les fournitures spécifiques : inventaire et commande de fournitures juridiques, fournitures spécifiques commandées auprès du Royaume-Uni (stylo, bloc-notes, goodies).
Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer selon l'activité de l'équipe et du Cabinet.
