Assistant(e) administratif(ve) et comptable

LADAPT est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, qui a pour vocation l'insertion sociale et professionnelle des personnes handicapées depuis plus de 90 ans. La région Nouvelle Aquitaine s'est spécialisée dans l'accompagnement des personnes traumatisées crâniennes et cérébrolésées.
Pour deux établissements : La Maison d'Accueil Spécialisée située à Camblanes et l'Établissement et Service d'Aide par le Travail à Floirac recherchent une Secrétaire/gestionnaire administrative dont le temps de travail est partagé à 0.5 ETP/hebdomadaire pour chacun de ces deux établissements.
1. Activité au sein de l'ESAT (0.5 ETP) :
- Accueillir, informer et orienter, en face à face et au téléphone
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, selon la procédure en vigueur et gestion des courriers sortants
- Saisir, mettre en forme, éditer des documents administratifs ou de gestion en appui des équipes professionnelles de l'ESAT (notamment l'équipe du pôle insertion)
- Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs des usagers : scanner les pièces du dossier et implémentation dans le dossier informatisé IMAGO et dossier papier (AAH, ORP ESAT, RQTH, etc..) et participer à son actualisation.
- Recueil des justificatifs d'absences et des arrêts maladie des travailleurs de l'ESAT en lien avec la secrétaire de direction
- Demande de documents administratifs auprès des usagers et/ou leurs représentants légaux
- Participer à la gestion de la logistique d'évènements et gestion des réservations de sales/bureaux/véhicules
- Participer à la commande de fournitures de bureau/ produits entretiens

2. Activités au sein de la MAS (0.5 ETP)
Gestion des caisses (espèces) résidents (40 personnes)
- Préparation des différentes demandes d'argent pour les activités et différents besoins des résidents
- Enregistrement des opérations de sortie de caisse et des retours de monnaies/Comptage des caisses
- Archivage annuel des justificatifs de dépenses

Gestion de la caisse MAS
- Préparation des différentes demandes d'argent pour les activités, animations, remboursements d'avances de frais des professionnels, etc.
- Enregistrement des opérations d'entrées et de sorties de caisse
- Transmission mensuelle (à la comptabilité du siège régional) du détail des opérations de caisse (avec justificatifs) et de l'état de caisse au dernier jour du mois
- Classement mensuel et archivage annuel des états de caisse

Gestion de la facturation fournisseurs
- Rapprochement des factures fournisseurs avec devis, bons de commande, bons de livraison
- Mise à validation des factures (avec justificatifs) à l'Adjoint de Direction
- Numérisation des factures validées et transmission à la comptabilité du siège régional avec envoi par mail du tableau de suivi facturation/classement/archivage
Gestion et suivi des relances
- Relances mensuelles (à réception du grand-livre transmis par la comptabilité du siège régional) des factures de forfait journalier impayées auprès des représentants
- Enregistrement des remises de chèques dans un tableau avant transmission à la comptabilité du siège régionallégaux et de la CPAM et enregistrement des relances dans un tableau de suivi