Technicien / Technicienne de gestion administrative

Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) 09 - Economie, Finance, Assurance, Banque. Sous la responsabilité du responsable de service, le gestionnaire administratif et pédagogique est chargé d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations qui lui sont confiées (licence en apprentissage) depuis l'information des prospects jusqu'à leur diplomation.

Accueillir, informer et orienter les prospects

- Informer les prospects sur les formations (permanence téléphonique indiquée sur le site et en signature)
- Participer aux évènements de promotion des cycles concernés : journées portes-ouvertes et salon (HTT avec récupération)
- Réaliser une veille du site internet et faire des propositions d'amélioration

Gestion des candidatures et pilotage des oraux d'admission

- Valider les pièces des dossiers des candidats (diplômes d'accès, titre de séjour, projet professionnel) et classer les dossiers de candidature
- Piloter les oraux d'admission (le cas échéant)
- Envoyer les résultats d'admission aux candidats et transmettre la liste d'admis au chargé de Relations-Entreprises

Gestion pédagogique et administrative des enseignements et des auditeurs

- Saisir et gérer les inscriptions des auditeurs sur les interfaces Siscol (EPN) et Y Paréo (CFA)
- Concevoir et envoyer les EDT aux auditeurs (sous la responsabilité de la coordinatrice)
- S'assurer de la mise à disposition du matériel pédagogique/matériel spécifique demandé par les enseignants
- Assurer le suivi des contrôles continus (calendrier, dates, impression des sujets, informer les auditeurs, suivi des notes)
- Coordonner la vie des élèves : éditer les certificats de scolarité ; gérer le flux mails et téléphonique (questions, difficultés, informations, besoins spécifiques) ; accompagner les élèves (écoute des difficultés, propositions de remédiation, accompagnement vers la réussite) et les orienter vers le service adéquat : changement d'entreprise (RE), handicap (cellule handicnam), difficultés autres (responsable de service)
- Assurer la gestion des présences et des absences
- Saisie des CERFA sur Y Paréo et rattachement des élèves aux entreprises

Suivi des enseignements et rémunérations des intervenants

- En début d'année, sur l'interface SAGHE, saisir les enseignements prévisionnels
- A l'issue de la session de cours, sur l'interface SAGHE, saisir les enseignements réalisés

Gestion des examens et des soutenances

- Gérer les soutenances de mémoires et de gestion de projet (sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique)
- Valider les sujets de partiels (orthographe, page manquante, etc.)
- Sous la responsabilité de la coordinatrice, s'assurer de la bonne mise en œuvre des examens (surveillance, copie, etc.)
- Renseigner le tableau de notes et préparer le jury de diplomation (préparer les PV et les informations importantes sur les auditeurs)
- Editer les relevés de notes

Diplomation

- Concevoir les pièces nécessaires à la diplomation (sous la responsabilité du responsable de service)
- Compiler les pièces justificatives (diplôme d'accès, titre de séjour, papier d'identité) et s'assurer de leur validité
- Editer les diplômes via le logiciel en vigueur (D3, Siscol, etc.)
- Orienter et/ou remettre les diplômes/duplicata aux anciens diplômés
- Préparer et participer à la cérémonie de remise de diplôme

Informations complémentaires et conditions de travail

- Temps de travail : 37h30 par semaine
- 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
- Management : non
- Gestion de projet : non