Secrétaire

Le service, dirigé par le Préfet Secrétaire général de zone de défense et de sécurité (SGZDS) recherche un(ne) agent au secrétariat courrier au secrétariat général de la zone de défense et de sécurité de Paris.

Descriptif du poste :
Sous l'autorité de la directrice de cabinet et de la cheffe de cabinet de la préfète, Secrétaire générale de la Zone de défense et de sécurité de Paris (SGZDS) et en lien avec les deux agents du secrétariat, l'agent vacataire aura un rôle d'appui transverse aux missions du secrétariat-courrier :
- Accueil, filtrage et renseignement téléphonique
- Participe à la tenue de l'agenda du préfet SGZDS
- Réception, tri, diffusion, enregistrement numérique du courrier, arrivée et départ (mail et postal)
- Prendre connaissance des mails reçus et les diffuser en fonction, aux services concernés selon la thématique, en lien
avec le chef de cabinet
- Participer à la traçabilité du traitement et l'archivage numérique des notes (circuit parapheur) reçues ou produites par
l'autorité
- Mise en forme et saisie informatique de documents (notes, courriers, fiches, procédures...)
- Constitution, suivi et classement de dossiers
- Planifier et organiser les réunions, visites et déplacements de la préfète, en lien avec la le chef de cabinet
Lui sont également confiées des missions ponctuelles selon l'actualité du cabinet de la directrice et de l'évolution liée à la réorganisation des tâches.

Spécificités du poste :
- Horaires journaliers effectués entre 8h30 et 18h30
- Disponibilité / Réactivité / Patience / Discrétion