Secrétaire technique

L'agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire.
Missions:

Secrétariat général :
- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous
- Classement, archivage, gestion documentaire
- Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
- Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
- Référent de la gestion des relations aux usagers
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Point d'entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
- Identification de la nature et de l'urgence des demandes
- Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
- Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
- Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
- Réception, enregistrement et traitement du courrier
- Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
- Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
- Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
- Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
- Traitement des demandes d'usagers ou d'entreprises
- Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
- Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
- Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
- Suivi administratif des dossiers techniques ou d'urbanisme
- Transmission des éléments nécessaires à l'élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
- Appui à l'organisation de réunions ou visites
- Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
- Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d'absence ou besoin de renfort de l'agent chargé de l'accueil général
- Appui à l'accueil principal :
- Accueil physique du public en mairie
- Enregistrement du courrier entrant
- Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
- Orientation des usagers vers les services compétents