Secrétaire technique

L'Assistant(e) Administratif Technique doit s'assurer le suivi administratif, logistique et réglementaire du service technique de l'hôtel, en garantissant la bonne tenue des dossiers, la coordination des interventions, et la mise à jour des outils numériques du service (logiciels et systèmes)

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme les courriers, rapports et comptes rendus techniques.
- Faire le suivi des contrats de maintenance, des assurances techniques et des documents
règlementaires.
- Archiver et mettre à jour les documents techniques (plans, notices, fiches de sécurité, etc.).
- Tenir à jour les informations contenues dans les logiciels techniques et systèmes Marriott
(MESH, GXP, Birshstreet, etc)
Suivi des interventions techniques
- Planifier et coordonner les interventions des prestataires internes et externes.
- Contrôler la bonne exécution des prestations lors des passages et faire les relances si besoin.
- Faire le suivi des demandes d'intervention internes
- Faire le suivi des RPM, des en lien avec le Responsable Technique
Suivi des contrôles règlementaires
- Organiser et préparer les commissions de sécurité (dossiers, convocations, visite).
- Réaliser le suivi des contrôles périodiques obligatoires : extincteurs, désenfumage,
ascenseurs, alarmes incendie, installations électriques, etc.
Gestion des achats et des stocks
- Faire le suivi des commandes de matériel et fournitures techniques.
- Gérer les stocks de pièces détachées et consommables.
- Traiter les bons de commande, factures, et rapprochement avec le service comptabilité.
Communication et coordination
- Etre le contact privilégié entre le service technique, les autres services de l'hôtel et les
prestataires.
- Participer aux réunions et briefings techniques et rédiger les comptes rendus si nécessaire.
- Participer aux réunions quotidiennes opérationnelles
- Contribuer à la mise en œuvre des projets au sein du service technique.