Secrétaire technique

Sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions :

-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
- Gérer la messagerie du ST.
- Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
- Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service
- Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi de certaines activités (boxes up)
- réaliser les arrêtés de circulation.
- Assurer le classement papier et numérique des documents.
- Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux
- Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi
-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments
-Assurer l'actualisation permanente des tableaux d'heures effectuées par les agents du service
-Recenser les besoins lors d'évènements et transmettre aux services concernés
-Déclarer les pannes Sydev
-Recenser les espaces avec le logiciel Géo Vendée
-Mettre à jour la base adresse locale
-Assurer le suivi des stationnements taxi
-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA