informations générales
Toulouse
CDI
OFFRE D'EMPLOI - SECRÉTAIRE DE DIRECTION (H/F)
La Mutualité Française Haute Garonne recherche un(e) secrétaire de direction afin de compléter son service administratif. Sous la supervision directe de la Présidente, la Secrétaire de Direction assure un soutien administratif, organisationnel et logistique indispensable au bon fonctionnement de la direction.
Prise de poste : 15/12/2025
Missions principales
1. Gestion des dossiers
- Suivi et gestion des dossiers confiés par la Présidente
- Classement, organisation et archivage permettant un accès rapide et efficace à l'information
2. Gestion des documents
- Rédaction de courriers, documents, rapports, articles destinés à la presse et comptes-rendus
(à partir de prises de notes écrites ou enregistrées, et selon les directives de la Présidente)
- Validation des documents sensibles ou spécifiques par la Présidente
- Mise en forme soignée et diffusion des documents
3. Communication et gestion de l'information
- Contribution à la promotion de l'image de l'entreprise par la qualité de l'accueil
- Gestion des contacts : téléphone, courrier, e-mail
- Réponse directe aux interlocuteurs lorsque possible, prise de messages et filtrage selon les consignes
- Tri, enregistrement, ventilation et transmission des informations reçues
- Préparation des réponses pour la Présidente afin d'optimiser son temps
4. Organisation et soutien logistique
- Préparation et organisation des réunions : ordre du jour, convocations, dossiers associés
- Gestion logistique des rencontres internes et externes
5. Activités spécifiques
Préparation, rédaction des comptes-rendus et suivi des réunions politiques :
Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale
Profil recherché
- Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (BTS Secrétariat de direction ou similaires)
- Excellente maîtrise de la communication écrite et orale
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques
- Sens de la confidentialité, de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement
Avantages :
- Mutuelle d'entreprise + Prévoyance,
- Tickets Restaurants,
- Participation à hauteur de 50% aux frais de transports,
- Comité Social d'Entreprise
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Prise de poste : 15/12/2025
Missions principales
1. Gestion des dossiers
- Suivi et gestion des dossiers confiés par la Présidente
- Classement, organisation et archivage permettant un accès rapide et efficace à l'information
2. Gestion des documents
- Rédaction de courriers, documents, rapports, articles destinés à la presse et comptes-rendus
(à partir de prises de notes écrites ou enregistrées, et selon les directives de la Présidente)
- Validation des documents sensibles ou spécifiques par la Présidente
- Mise en forme soignée et diffusion des documents
3. Communication et gestion de l'information
- Contribution à la promotion de l'image de l'entreprise par la qualité de l'accueil
- Gestion des contacts : téléphone, courrier, e-mail
- Réponse directe aux interlocuteurs lorsque possible, prise de messages et filtrage selon les consignes
- Tri, enregistrement, ventilation et transmission des informations reçues
- Préparation des réponses pour la Présidente afin d'optimiser son temps
4. Organisation et soutien logistique
- Préparation et organisation des réunions : ordre du jour, convocations, dossiers associés
- Gestion logistique des rencontres internes et externes
5. Activités spécifiques
Préparation, rédaction des comptes-rendus et suivi des réunions politiques :
Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale
Profil recherché
- Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (BTS Secrétariat de direction ou similaires)
- Excellente maîtrise de la communication écrite et orale
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques
- Sens de la confidentialité, de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement
Avantages :
- Mutuelle d'entreprise + Prévoyance,
- Tickets Restaurants,
- Participation à hauteur de 50% aux frais de transports,
- Comité Social d'Entreprise
