Secrétaire de direction

En tant que secrétaire de direction au sein du Secrétariat Général de la Direction interrégionale de la mer sud-Atlantique (DIRM SA), vous serez rattaché hiérarchiquement à la secrétaire générale et fonctionnellement au directeur de la DIRM SA et au directeur adjoint de la DIRM SA.
Vos missions consistent essentiellement à assister les deux directeurs dans l'organisation quotidienne de leu travail.
Vos missions se déclineront ainsi :

Missions et activités principales du poste :
- Gérer la planification collective des deux directeurs, les agendas, les déplacements et l'organisation des différentes réunions
- Organiser les RDV des deux directeurs
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Assurer le suivi du circuit de signature et la bonne mise sous parapheur des documents.
- Suivre régulièrement les décisions et les arbitrages de la direction
- Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord) des dossiers des deux directeurs pour faciliter la gestion administrative, en garantissant une mise à jour régulière
- Planifier en lien avec les deux directeurs les modalités de travail avec les partenaires proches de la DIRM, y compris la préparation des réunions des différentes instances en lien avec les services concernés
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction, dont l'interphone.
- Prise de notes, puis rédaction de comptes-rendus de certains entretiens, COPIL ou réunions menées par les deux Directeurs


Autres tâches en lien avec les services de la DIRM SA :

- Traiter les publications de textes au recueil des actes administratifs, en lien avec les services de la DIRM SA


Votre rôle en tant que secrétaire de direction est essentiel pour garantir l'efficacité de ce dernier, notamment au travers d'une bonne communication et d'un bon rendu compte.

A la demande des deux directeurs et de la secrétaire générale, vous pouvez être amené à traiter des dossiers ponctuels.

Profil Recherché :

Savoirs :

- Connaissance des règles et procédures administratives dans la fonction publique d'État.
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Libre Office / Courielleur)
- Maîtrise des techniques de communication
- Connaissances relatives au classement et à l'archivage


Savoir-faire :

- Gérer les priorités et respecter les délais.
- Classer, numériser et archiver les documents de manière organisée et conforme aux normes.
- Filtrer et orienter les informations
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs
- Établir des relations de confiance entre l'équipe de direction, les services de la DIRM SA et les partenaires
- Travailler en équipe

Savoir-être :

- Sens de la discrétion, respect de la confidentialité et de la neutralité
- Positionnement professionnel adapté au poste
- Consciencieux, fiable, rigoureux et disponible
- Sens de l'organisation, autonomie et adaptabilité
- Capacité de concentration dans un espace ouvert
- Dynamisme, esprit d'initiative, réactivité immédiate face aux situations d'urgence
- Discerner avec rapidité l'aspect prioritaire et secondaire de toute demande ou information
- Facilité de contact, d'écoute et de diplomatie