Secrétaire administratif(ve) de collectivité territoriale

La Direction Espaces Verts et Biodiversité s'implique dans l'amélioration de la qualité de vie des Caennais, dont l'étude et la gestion des espaces verts, la production végétale et le suivi des équipements d'accompagnement des espaces verts. Au sein d'une direction de 195 agents sur un secteur labellisé 4 Fleurs par le CNVVF et Territoire Engagé pour la Nature, le service Ressources, constitué de 6 agents, travaille au bon fonctionnement des autres services et participe aux relations avec les autres directions. Vous assurez la gestion administrative des services et de la Direction Espaces Verts et Biodiversité.

Activités

1/Missions d'organisation et d'appui administratif
- Accueillir, renseigner et conseiller tous types de publics, gérer les appels téléphoniques du secrétariat, - Assurer le secrétariat des chefs de service, diffuser le courrier arrivé de la direction, - Participer à l'organisation des réunions, - Enregistrer les demandes de réservation des salles et confirmer l'enregistrement auprès du demandeur.

2/Assurer la réalisation et le suivi de divers dossiers
- Gérer les courriers/courriels de réclamation, des courriers divers, demandes d'occupation des espaces verts. - Suivre des dossiers spécifiques : préparation de courriers, de contrats, synthèse et organisation de documents avant réunions. - Prendre des notes, réaliser des comptes rendus de réunions et diffuser les documents, - Saisir et suivre les dossiers des instances délibérantes, en lien avec la chef de service.

3) Savoir-être : Etre poli et courtois en toutes situations Etre discret, savoir travailler en équipe, entretenir de bonnes relations avec les collègues. Sens du travail en équipe et faire preuve de diplomatie. Faire preuve de polyvalence, de disponibilité et d'initiative.

Conditions d'exercice liées au poste :
Bureau partagé - Poste informatique - téléphone fixe - Messagerie électronique - Véhicule du pool -Déplacement sur les différents sites de la direction pour les réunions. Logiciels informatiques à disposition Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie ), Airsdelib, 6Tzen, Applications métier