informations générales
Chaumont
CDI
Description :
Le CENTRE HOSPITALIER DE CHAUMONT rechrechE UN OU UNE SECRÉTAIRE H/F POUR SES SERVICES : SSIAD : Service de Soins Infirmiers À Domicile; ESAD : Équipe Spécialisée Alzheimer à Domicile et PFR : Plateforme de Répit (pour les aidants).
DÉFINITION DE LA FONCTION
Assurer la gestion administrative, l'accueil, la coordination et le suivi des activités des trois services (SSIAD, ESAD, PFR). La secrétaire est le point d'entrée et le garant de la traçabilité de l'information, de la conformité des dossiers et du soutien logistique et administratif à l'équipe pluridisciplinaire.
2. MISSIONS ET ACTIVITÉS DÉTAILLÉES
A. ACCUEIL, COMMUNICATION ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
· ACCUEIL ET ORIENTATION :
o Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, professionnels et partenaires.
o Identifier précisément les demandes, assurer le filtrage des appels et orienter vers le bon interlocuteur ou dispositif.
o Gérer les courriers, mails, télécopies, transmissions et documents administratifs du pôle.
· CONFIDENTIALITÉ ET ÉTHIQUE :
o Assurer la stricte confidentialité et le respect du secret professionnel et des règles de déontologie.
· APPUI À L'ORGANISATION INTERNE :
o Tenir à jour les plannings administratifs (réunions, convocations, événements).
o Organiser les réunions internes et externes (réservation de salle, envoi des convocations, diffusion des comptes rendus).
o Gérer les agendas partagés et les outils de communication interne.
o Assurer le suivi des commandes de fournitures et consommables.
· DÉMARCHE QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES :
o Participer à la démarche qualité et gestion des risques dans son champ de compétence
o Respecter les exigences en matière de traçabilité, confidentialités, secret professionnel
B. GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS USAGERS
· CRÉATION ET SUIVI DES DOSSIERS :
o Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (identité, droits, pièces justificatives).
o Vérifier la complétude des documents nécessaires à l’admission et à la poursuite de la prise en charge.
o Assurer le suivi administratif des entrées, sorties, suspensions, réévaluations et décès.
· ARCHIVAGE ET TRAÇABILITÉ :
o Archiver les documents physiques et numériques selon les procédures en vigueur et la réglementation légale.
· LIEN ADMINISTRATIF ET FINANCEMENT :
o Vérifier les droits des usagers (ALD, prescriptions, mutuelles) et assurer la liaison avec les organismes financeurs (CPAM, Mutuelles, Conseils Départementaux).
C. SUIVI D’ACTIVITÉ ET TABLEAUX DE BORD
· RENSEIGNEMENT DES INDICATEURS :
o Renseigner les outils de suivi d’activité (logiciel métier, tableaux Excel) concernant le nombre d’usagers, la typologie, et les dates clés d'intervention.
· COLLECTE DE DONNÉES :
o Participer à la collecte et à la compilation de données pour l’élaboration des rapports d’activité annuels.
o Assurer la transmission des données de conformité et d'activité aux autorités compétentes (ARS, CPAM…) selon les échéances.
ORGANISATION DU POSTE
* Décompte horaire sur la base de 37h30/semaine - Horaires : 08h30-12h00 / 13h00-17h00
Profil recherché :
A. SAVOIR-FAIRE (TECHNIQUES)
* Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office) et des logiciels métiers du secteur médico-social.
* Connaissance du secteur médico-social et des dispositifs d’aide à domicile.
* Rigueur, méthode et organisation dans le suivi administratif et le respect des procédures.
* Capacité à gérer les priorités et les urgences (tri des appels, gestion des délais).
B. SAVOIR-ÊTRE (QUALITÉS RELATIONNELLES)
* Sens de l’accueil et de la relation humaine, notamment auprès de publics vulnérables (aidants, usagers, familles).
* Discrétion, confidentialité et respect strict de l’éthique professionnelle.
* Autonomie, réactivité et esprit d’initiative dans l’organisation de son travail.
* Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à transmettre des informations claires et précises.
C. CONNAISSANCES REQUISES
* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
* Secrétariat – Maîtrise du français, orthographe et grammaire
* Bureautique
* Droits et devoirs des usagers du système de santé
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe CENTRE HOSPITALIER DE CHAUMONT rechrechE UN OU UNE SECRÉTAIRE H/F POUR SES SERVICES : SSIAD : Service de Soins Infirmiers À Domicile; ESAD : Équipe Spécialisée Alzheimer à Domicile et PFR : Plateforme de Répit (pour les aidants).
DÉFINITION DE LA FONCTION
Assurer la gestion administrative, l'accueil, la coordination et le suivi des activités des trois services (SSIAD, ESAD, PFR). La secrétaire est le point d'entrée et le garant de la traçabilité de l'information, de la conformité des dossiers et du soutien logistique et administratif à l'équipe pluridisciplinaire.
2. MISSIONS ET ACTIVITÉS DÉTAILLÉES
A. ACCUEIL, COMMUNICATION ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
· ACCUEIL ET ORIENTATION :
o Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, professionnels et partenaires.
o Identifier précisément les demandes, assurer le filtrage des appels et orienter vers le bon interlocuteur ou dispositif.
o Gérer les courriers, mails, télécopies, transmissions et documents administratifs du pôle.
· CONFIDENTIALITÉ ET ÉTHIQUE :
o Assurer la stricte confidentialité et le respect du secret professionnel et des règles de déontologie.
· APPUI À L'ORGANISATION INTERNE :
o Tenir à jour les plannings administratifs (réunions, convocations, événements).
o Organiser les réunions internes et externes (réservation de salle, envoi des convocations, diffusion des comptes rendus).
o Gérer les agendas partagés et les outils de communication interne.
o Assurer le suivi des commandes de fournitures et consommables.
· DÉMARCHE QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES :
o Participer à la démarche qualité et gestion des risques dans son champ de compétence
o Respecter les exigences en matière de traçabilité, confidentialités, secret professionnel
B. GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS USAGERS
· CRÉATION ET SUIVI DES DOSSIERS :
o Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (identité, droits, pièces justificatives).
o Vérifier la complétude des documents nécessaires à l’admission et à la poursuite de la prise en charge.
o Assurer le suivi administratif des entrées, sorties, suspensions, réévaluations et décès.
· ARCHIVAGE ET TRAÇABILITÉ :
o Archiver les documents physiques et numériques selon les procédures en vigueur et la réglementation légale.
· LIEN ADMINISTRATIF ET FINANCEMENT :
o Vérifier les droits des usagers (ALD, prescriptions, mutuelles) et assurer la liaison avec les organismes financeurs (CPAM, Mutuelles, Conseils Départementaux).
C. SUIVI D’ACTIVITÉ ET TABLEAUX DE BORD
· RENSEIGNEMENT DES INDICATEURS :
o Renseigner les outils de suivi d’activité (logiciel métier, tableaux Excel) concernant le nombre d’usagers, la typologie, et les dates clés d'intervention.
· COLLECTE DE DONNÉES :
o Participer à la collecte et à la compilation de données pour l’élaboration des rapports d’activité annuels.
o Assurer la transmission des données de conformité et d'activité aux autorités compétentes (ARS, CPAM…) selon les échéances.
ORGANISATION DU POSTE
* Décompte horaire sur la base de 37h30/semaine - Horaires : 08h30-12h00 / 13h00-17h00
Profil recherché :
A. SAVOIR-FAIRE (TECHNIQUES)
* Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office) et des logiciels métiers du secteur médico-social.
* Connaissance du secteur médico-social et des dispositifs d’aide à domicile.
* Rigueur, méthode et organisation dans le suivi administratif et le respect des procédures.
* Capacité à gérer les priorités et les urgences (tri des appels, gestion des délais).
B. SAVOIR-ÊTRE (QUALITÉS RELATIONNELLES)
* Sens de l’accueil et de la relation humaine, notamment auprès de publics vulnérables (aidants, usagers, familles).
* Discrétion, confidentialité et respect strict de l’éthique professionnelle.
* Autonomie, réactivité et esprit d’initiative dans l’organisation de son travail.
* Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à transmettre des informations claires et précises.
C. CONNAISSANCES REQUISES
* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
* Secrétariat – Maîtrise du français, orthographe et grammaire
* Bureautique
* Droits et devoirs des usagers du système de santé
