Responsable du service des assemblées

1/ Préparation et sécurisation des actes
- Elaborer le calendrier des instances et contrôler l'affichage réglementaire pour l'ordre du jour et les procès-verbaux
- Collecter les projets d'actes réalisés par les services et en assurer la première vérification
- Conseiller et accompagner les services dans la rédaction de leurs délibérations
- Veiller au respect des procédures de délégations de pouvoirs, de fonctions et de signature, en lien avec la Direction juridique
- Assurer une veille juridique et réglementaire sur le fonctionnement des assemblées et la rédaction des actes administratifs
- Contrôler les procédures de validation des actes liés aux instances
- Assurer le suivi des procédures dématérialisées de convocations des instances
- Administrer les logiciels et outils de gestion dématérialisée des actes administratifs et apporter un soutien technique et opérationnel aux directions qui en expriment le besoin
- Assurer l'organisation matérielle des instances communautaires (bureaux, conseils) ainsi que le suivi et tenue des documents de séance
- Assurer l'organisation de la Commission consultative des Services Publics locaux
2/ Suivre les formalités postérieures aux instances
- Elaborer les procès-verbaux de séance, rédiger les notes explicatives de synthèse, rapports et autres documents sur les thématiques liées aux instances
- Transformer les délibérations et assurer le suivi de la télétransmission des actes en Préfecture
- Gérer la publication des actes
- Transmettre les arrêtés de délégation aux bénéficiaires
3/ Assurer la conservation des actes administratifs
- Assurer le suivi et le contrôle de la tenue et la conservation des actes administratifs et des registres tant dans leur présentation matérielle que leur contenu
Connaissances et compétences
- Procédures relatives à l'élaboration d'un acte administratif
- Capacité à rédiger des ordres du jour, des procès-verbaux et des notes synthétiques
- Capacité à rendre compte aux collègues et à la hiérarchie
- Aptitude au décryptage et correction d'un projet d'acte administratif
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel.) et aisance avec les environnements numériques
Qualités
- Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
- Aptitude à travailler dans l'urgence et à être réactif
- Grandes qualités rédactionnelles : orthographe, syntaxe, esprit de synthèse
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Aisance relationnelle
- Curiosité et goût d'apprendre
- Capacité à planifier, anticiper les échéances et respecter des rétroplannings stricts
- Prise d'initiatives
- Respect de la hiérarchie
Poste à pourvoir à compter de fin septembre
Entretiens de recrutement prévus le jeudi 17 septembre après-midi
- Disponibilité en soirée pour la tenue du Conseil communautaire : 3 à 4 fois par an, en alternance avec l'autre Gestionnaire des assemblées
https://www.aggloroanne.fr/offres-demplois/gestionnaire-des-assemblees.html
Besoin de renseignements complémentaires ? Contactez Emilien NOUI, Responsable du service Juridique et Assemblées, au 06.59.71.08.37 ou Noémie COVO, Chargée de recrutement