Chargé / Chargée du service administratif et financier

Santé Sud est une association de solidarité internationale, elle agit partout dans le monde pour permettre l'accès pour tous à des soins de qualité. Santé Sud accompagne les acteurs locaux dans le renforcement de structures et systèmes de santé durables.

Santé Sud est membre du groupe SOS, première entreprise sociale d'Europe, acteur majeur de l'ESS, employant près de 22 000 personnes au sein de 600 associations et établissements dans toute la France et à l'international.

Relations internes à l'Association:

Au sein de l'association, le-la chargé-e administration, finances et logistique (CAFL) sera amené-e à échanger avec l'ensemble des équipes de la représentation Mayotte selon les besoins de la représentation ou des projets.

Sous la responsabilité de la Coordinatrice Générale Mayotte, le-la chargé-e administration, finances et logistique contribue à la réalisation des projets de Santé Sud en assurant la bonne gestion administrative et financière, en collaboration avec les équipes siège et terrain. Il-elle réalise le suivi financier des projets et appui la Coordinatrice Mayotte dans ses missions. Il-elle assure également le suivi logistique des projets, en lien avec la Coordinatrice Mayotte et l'équipe de médiateur-rices.

LE POSTE REPOSE SUR 5 MISSIONS SOCLES :

I. COMPTABILITE

Assurer le recueil, la conformité et l'archivage des pièces justificatives Santé Sud et des partenaires d'exécution des projets à Mayotte ;

Contrôler l'éligibilité des dépenses et la cohérence des affectations ;

Saisir comptablement les dépenses ;

Gérer la trésorerie et émettre des appels de fonds trimestriels ;

II. LOGISTIQUE

Assurer le fonctionnement de la Représentation et l'organisation de la vie au bureau : support aux équipes, règlement des loyers, règlement des factures, approvisionnement en consommables, gestion des stocks, maintenance des locaux et du parc informatique et bureautique ;

Assurer la logistique des activités à réaliser dans le cadre des projets, en lien avec les équipes opérationnelles.

III. CONTROLE DE GESTION : APPUI A LA GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE DES PROJETS

Contribuer à la rédaction des demandes de subventions (construction du budget, plan de financement.) ;

Suivre les demandes et engagements contractuels des bailleurs de fonds publics et privés ;
Suivre l'exécution des projets via les outils de suivi budgétaires, pour les partenaires de mise en œuvre ainsi que pour Santé Sud, en s'assurant que les Plans d'Actions Budgétisés soient à jours de leurs réalisations comptables et de leurs planifications prévisionnelles ;

Appuyer l'établissement des rapports financiers bailleurs en lien étroit avec le siège ;

Soulever et transmettre les éventuelles alertes relatives à l'exécution d'un projet aux responsables programmes concerné-es et à la Coordinatrice et/ou au-à la RAF.

IV. AUDIT, CONFORMITE & CONTROLE INTERNE

Mener des actions d'audit et de contrôle interne (contrôles aléatoires de procédures, formations internes des équipes, élaboration d'outils.) ;

Participer à la préparation et/ou coordonner des audits externes des projets, en lien avec le-la RAF du siège, le pôle opérations et les responsables programmes ;

Participer à la préparation de la certification annuelle des comptes, en support du-de la comptable de l'association et du-de la RAF.

V. DEVELOPPEMENT DE L'ASSOCIATION

Participer au pilotage budgétaire et au contrôle de gestion de la représentation ;

Participer à l'élaboration des tableaux de bord de pilotage de la représentation.

Participer à l'élaboration, la mise en œuvre et au suivi de l'application des procédures administratives et financières ;

Proposer des améliorations des méthodes et procédures financières.