Chargé / Chargée d'accueil

CHARGE(E) DE L'ACCUEIL :
- Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l'organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d'apporter un premier niveau d'informations.
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d'affichage public
- Tenir des registres des appels et des visites
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes
- Accueillir le public lié à l'action économique de la communauté de communes
- Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques
- Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l'action de la direction du développement économique
- Renseigner l'outil de gestion de relation usagers (AGDE)
- Représenter l'image de la collectivité auprès des partenaires économiques
- Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l'information de premier niveau aux porteurs de projets économiques

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
- Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
- Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
- Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
- Assurer l'envoi des courriers de toute la collectivité
- Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Mise à jour du site Internet
- Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d'états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l'entreprise qui réalise le ménage)
- Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
- Planifier les permanences et les sessions d'information et de formations des porteurs de projet

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