Chargé / Chargée d'accueil

MISSIONS :
Le ou La Chargé (e) d'Accueil de l'agence de Gestion Locative assure des tâches contribuant à la gestion d'un patrimoine et/ou de clientèle, avec notamment des fonctions d'accueil et de gestion administrative.
A ce titre, le ou la Chargé (e) d'Accueil de l'agence de Gestion Locative
-Assure l'accueil au sein de son entité de rattachement ;
-Procède au traitement, y compris sous PRH, des demandes, informations et réclamations ne nécessitant pas d'investigations ou démarches particulières.
-Contribue à l'image de marque de l'entreprise par la qualité de sa prestation.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil
o Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence
o Recueillir les informations, et demander, si besoin, des éléments complémentaires, orienter vers les collaborateurs ou services internes/externes concernés
o Gérer les courriers : mettre une date de réception dès l'arrivée du courrier (réception, transmission, etc.)
o Centraliser tous les courriers départs et en assurer l'envoi par voie postale
o Tenue d'un chrono pour les courriers arrivés et les courriers départs
o Mettre à jour la base de données locataires (coordonnées téléphoniques)
o Enregistrer les réclamations client et transmettre au collaborateur concerné
o Donner les réponses de premier niveau
o Assister les locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles
o Tenir à jour un tableau de bord (courriers, appels, mails, réception physique, messagerie.)
Gestion de la logistique de l'agence
o Vérifie régulièrement les stocks de fournitures. Passe les commandes, validées par le Responsable d'Agence, quand cela est nécessaire. Vérifie la concordance livraisons/commandes et mise à disposition aux collaborateurs concernés.
o Interface avec les interlocuteurs en relation avec le fonctionnement de l'agence
o Réception, Initialisation des factures liées au fonctionnement de l'agence dans le logiciel de traitement comptable SAGE L1000 et classement
o La transmission hebdomadaire des originaux des factures liées au fonctionnement au siège de l'entreprise
o Communiquer toute information au service (congés, absences, notes de service.)
Gestion administrative de l'Agence
o Scanner et classer dans la GED tout document entrant et sortant
o Participer à la saisie des enquêtes SLS et biennale en lien avec les chargés de gestion
o Participer à la saisie des attestations d'assurance habitation en lien avec les chargés de gestion
Information sur la demande de logement
Relations locataires
o Assister les locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles
o Saisie de la demande de logement
o Informer et orienter la clientèle sur les modalités d'enregistrement de leur demande sur le site SNE via le Guichet Unique
o Sensibiliser les locataires sur la situation de leur solde locataire et participer au traitement du précontentieux
Le titulaire du poste sera amené à assurer certaines activités de l'assistant (e) d'agence en cas d'absence (congés .)
PROFIL :
-BAC +2/ BTS Assistante de gestion PME/PMI
o Expérience dans le secrétariat
o Métier accessible aux débutant(e)s
COMPETENCES :
Savoirs :
-Maitrise bureautique et progiciel
-Connaissance du patrimoine et de la gestion locative
Savoir-faire :
-Capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs
-Capacité à transmettre une image positive de l'organisme
-Capacité à transmettre les messages clairs
-Capacité à discerner ou apprécier les situations urgentes
-Capacité à travailler en équipe
Savoir-être :
-Bonne présentation et qualités d'écoute
-Rigueur et discrétion
-Capacité à gérer l'agressivité et les conflits