informations générales
Bouches-du-Rhône
CDI
Mission :
-Assister les Chefs de Service au quotidien dans l'organisation pratique de l'équipe, avec un focus particulier sur les questions de ressources humaines, et -participer à l'organisation de la vie de l'implantation. Ces activités sont réalisées en binôme avec la deuxième assistante du service, qui est plus spécialisée sur les questions financières, et en coordination avec le Service Administratif et Financier de la DRAS.
Activités principales :
Préparation et suivi des dossiers administratifs du Service et de la DRAS (appui à d'autres services) :
-Instruire des dossiers relatifs aux personnels (agents permanents et occasionnels, stagiaires), information et conseil en tant qu'interlocuteur privilégié et gestion des procédures en relation avec la DRH et les agents des services,
-Suivre les dossiers logistiques, avec les services des autres directions concernées : réception, contrôle et exploitation des pièces relatives aux commandes, mises en concurrence et suivi des factures (billets de train, fournitures de bureau, commandes spécifiques etc.),
-Assurer le rôle de référent.e des logiciels internes de gestion des activités de travail et de frais de déplacement,
-Participer au réseau d'assistantes de la DRAS (autres services + Service Administratif et Financier) : réunions mensuelles et groupes de travail spécifiques,
-Participer aux réunions inter-directions organisées par la DRH, préparer des réunions, séminaires et autres évènements (colloques).
Gestion administrative et logistique de l'implantation :
-Assurer des conditions d'accueil favorables aux agents (permanents et occasionnels) dans l'implantation,
-Assurer la gestion courante de l'implantation en coordination avec le responsable de l'implantation (entretenir, inventorier et gérer le stock des matériels et consommables, etc.),
-Gérer et mettre à jour les plannings d'utilisation, et assurer un suivi de l'entretien des véhicules administratifs du service.
Activités spécifiques :
Contrôler, vérifier et valider le soutien logistique pour la gestion du service :
-Transmettre et tenir informés les agents du service des nouvelles procédures,
-Appuyer les agents du service et d'autres services dans l'organisation de leurs déplacements, réservation des titres de transport et hôtels en métropole et l'étranger,
-Être en mesure d'assurer des missions financières en appui de l'assistante financière du service et effectuer son intérim pendant les congés annuels. Proposer un appui similaire aux autres services de la DRAS en fonction des besoins.
Secrétariat et soutien aux activités techniques :
-Assurer le suivi et la mise en forme des données de dénombrements de l'avifaune en Camargue et en réaliser le publipostage.
Cycle de travail proposé pour un temps plein, au choix :
-sur 5 jours - 38h25 par semaine (7h41 par jour) ouvrant droit à 25 jours de congés annuels et 20 RTT
-sur 4.5 jours par semaine - 36h50 par semaine (8h11 par jour) ouvrant droit à 22.5 jours de congés annuels et 9 RTT.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire-Assister les Chefs de Service au quotidien dans l'organisation pratique de l'équipe, avec un focus particulier sur les questions de ressources humaines, et -participer à l'organisation de la vie de l'implantation. Ces activités sont réalisées en binôme avec la deuxième assistante du service, qui est plus spécialisée sur les questions financières, et en coordination avec le Service Administratif et Financier de la DRAS.
Activités principales :
Préparation et suivi des dossiers administratifs du Service et de la DRAS (appui à d'autres services) :
-Instruire des dossiers relatifs aux personnels (agents permanents et occasionnels, stagiaires), information et conseil en tant qu'interlocuteur privilégié et gestion des procédures en relation avec la DRH et les agents des services,
-Suivre les dossiers logistiques, avec les services des autres directions concernées : réception, contrôle et exploitation des pièces relatives aux commandes, mises en concurrence et suivi des factures (billets de train, fournitures de bureau, commandes spécifiques etc.),
-Assurer le rôle de référent.e des logiciels internes de gestion des activités de travail et de frais de déplacement,
-Participer au réseau d'assistantes de la DRAS (autres services + Service Administratif et Financier) : réunions mensuelles et groupes de travail spécifiques,
-Participer aux réunions inter-directions organisées par la DRH, préparer des réunions, séminaires et autres évènements (colloques).
Gestion administrative et logistique de l'implantation :
-Assurer des conditions d'accueil favorables aux agents (permanents et occasionnels) dans l'implantation,
-Assurer la gestion courante de l'implantation en coordination avec le responsable de l'implantation (entretenir, inventorier et gérer le stock des matériels et consommables, etc.),
-Gérer et mettre à jour les plannings d'utilisation, et assurer un suivi de l'entretien des véhicules administratifs du service.
Activités spécifiques :
Contrôler, vérifier et valider le soutien logistique pour la gestion du service :
-Transmettre et tenir informés les agents du service des nouvelles procédures,
-Appuyer les agents du service et d'autres services dans l'organisation de leurs déplacements, réservation des titres de transport et hôtels en métropole et l'étranger,
-Être en mesure d'assurer des missions financières en appui de l'assistante financière du service et effectuer son intérim pendant les congés annuels. Proposer un appui similaire aux autres services de la DRAS en fonction des besoins.
Secrétariat et soutien aux activités techniques :
-Assurer le suivi et la mise en forme des données de dénombrements de l'avifaune en Camargue et en réaliser le publipostage.
Cycle de travail proposé pour un temps plein, au choix :
-sur 5 jours - 38h25 par semaine (7h41 par jour) ouvrant droit à 25 jours de congés annuels et 20 RTT
-sur 4.5 jours par semaine - 36h50 par semaine (8h11 par jour) ouvrant droit à 22.5 jours de congés annuels et 9 RTT.
