Assistant(e) administratif(ve) collectivités territoriales

Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Meylan anime une action générale de prévention et de développement social. Il développe différentes aides de missions légales ou facultatives, et coordonne les services de l'action sociale, conduit la politique sociale et son évaluation. Le CCAS est administré par un Conseil d'Administration.
Au sein du CCAS, vous serez positionné au sein du Service Administratif et Budgétaire :
- Contribuer à la gestion administrative du service, à l'organisation des réunions et des évènements, à la production de documents et à la planification des activités du CCAS.
- Assister la cheffe du service sur l'organisation des différentes unités.
- Assurer un accueil téléphonique et physique du public de qualité en polyvalence (identification, orientation, écoute et traitement des demandes)
Sous la responsabilité de la cheffe du Service Administratif et Budgétaire, votre mission principale consistera à contribuer à la gestion administrative, budgétaire et l'accueil en continuité de service :

Traitement des dossiers et saisie des documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de bureautique

Suivi de la planification des activités du service :
- Distribuer le courrier
- Suivre le circuit de signature des parapheurs
- Gérer les agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Assurer l'organisation logistique des réunions (convocation.)
- Anticiper les commandes de fournitures

Tâches administratives :
- Organiser l'envoi de courriers en nombre
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Mettre en forme tous types de documents
- Participer à l'organisation des activités
- Etablir des bons de commandes et engagements de dépenses sur Civil
- Saisie et suivi des subventions
- Publipostage

Assurer la Commission Permanente réunie une fois par mois :
- Saisie des dossiers à leur réception
- Préparation des documents pour les membres de la Commission
- Présentation des dossiers
- Rédaction des courriers réponses
- Demande de documents complémentaires aux assistantes sociales du SLS
- Engagement sur Civil (logiciel finance)
- Echange avec le service finance
- Classement des dossiers
- Suivi des demandes d'aides financières sur l'année

Polyvalence sur le Conseil d'Administration :
- Aider à l'organisation des réunions
- Aider à la saisie des documents
- Suivi des envois en Préfecture

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Trier, classer et archiver des documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Classer et archiver les dossiers numériques
- Diffuser divers supports d'information/ classer la documentation

Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Rédiger des notes synthétiques

Information, orientation, traitement des demandes :
- Comprendre les demandes
- Identifier la nature de la demande
- Transmission des dossiers aux services adaptés
- Aide à la constitution de documents administratifs