Assistant / Assistante en organisation

En collaboration avec la direction, la référente de secteur, l'assistante technique et d'intervention organise et administre les interventions à domicile.

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE
Accueil et information
- Accueil téléphonique et physique des usagers et veille à la qualité de l'accueil.
- Informer les usagers sur les proposés par l'association (prestation et mandat)
- Donner aux intervenants les informations et consignes relatives aux missions
- Assurer la transmission des informations à l'équipe

Gestion administrative
- Procéder à la saisie informatique des données suivantes : Fichier bénéficiaire, salariés, accords, fiches de présence, planning, tableau paie, éléments de contrôle d'effectivité
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des intervenantes et des bénéficiaires.
- Réaliser les plannings des intervenantes : modification du planning lors des absences (maladie, réunion, formation.)
- Editer les fiches de présence et plannings en fin de mois
- Recueillir et vérifier les contrats remis par les intervenants en fin de mois et réceptionne les feuilles d'intervention
- Réceptionner les feuilles de présence en fin de moi, et éditer le tableau de synthèse des heures réalisées

Gestion administrative dans l'activité mandataire :
- Renseigner l'usager sur le service mandataire
- Procéder à la convocation des clients mandats
- Recueillir et vérifier les documents pour constituer les éléments contractuels et mandat civil
- Solliciter, si nécessaire, l'usager sur les pièces manquantes au dossier
- Saisir et traiter les dossiers mandataires complet

Visite à domicile
- Evaluer le besoin sur des visites
- Rencontrer avec la référente de secteur les différents partenaires (CD, RS, Famille, personnels soignant.)
- Participer avec la référente de secteur aux réunions avec les partenaires.
- Participe aux nouveaux projets qui pourront être attribuées au SAD

PREREQUIS
- Adaptation à des publics divers, capacité à établir le dialogue
- Écoute active et empathie
- Discrétion et respect des règles de confidentialité
- Capacité à gérer des situations déstabilisantes
- Savoir communiquer, échanger et partager les informations
- Participer à la coordination et au suivi d'un projet
- Appliquer les directives hiérarchiques
- Capacité rédactionnelle
- Maitrise des outils informatique et de communication
- Connaissance du logiciel XIMI
- Permis B