Assistant / Assistante en organisation

L'UFR de médecine de la Faculté de Santé d'Université Paris Cité, issue de la fusion des UFR de médecine Paris Centre et Paris Nord comprend environ 1 400 enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalo-universitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l'Inserm. Elle est répartie sur six sites principaux, Bichat, Cochin, les Cordeliers, Necker, Saint-Louis et Villemin. Placée sous la responsabilité d'un directeur d'UFR, Doyen, elle comprend une direction administrative et un ensemble de services administratifs et techniques. La définition d'une organisation pérenne est effectuée en concertation, dans le cadre de la construction de l'ensemble de l'université. Dans ce contexte de fort développement et d'évolution réglementaire importante, les postes administratifs et de recherche au sein de l'UFR de médecine sont en soutien aux orientations stratégiques de la Direction - fortement impactées par des projets d'ampleur Fusion d'UFR, refonte de la pédagogie, Campus Nord, simulation en santé iLumens Diderot, au service de la communauté étudiante, d'enseignement et de recherche.
Description du poste


- Accueil, information et orientation des étudiants et des enseignants - Interface entre les responsables d'enseignement et le service planning pour l'ajustement de la programmation des cours - Mise en place, gestion et au suivi des candidatures en ligne - Organisation de la commission d'attribution des UE Recherche avec les responsables pédagogiques - Constitution des groupes/listes d'étudiants par enseignement et transmission aux responsables - Inscription pédagogique des étudiants aux enseignements - Informations relatives au déroulement des stages et modalités de soutenance - Réception des éléments constitutifs de la soutenance (rapports de stage et autres documents) - Organisation du jury de soutenance des stages - Préparation du calendrier des examens et affichage dans le délai de rigueur - Préparation des examens : réception des sujets d'examens en lien avec les enseignants, préparation de la logistique des examens en fonction de leur typologie avec les services planning, reprographie, logistique, informatique et ingénierie pédagogique ; Paramétrage et suivi des épreuves si examens organisés sur plateforme numérique - Planification et organisation des délibérations (récolte et saisie des notes et résultats d'examens, lancement des calculs, vérifications, édition des Procès-Verbaux préparatoire au jury de délibération, contrôle, organisation du jury) - Gestion et diffusion des notes et résultats (édition des relevés de notes et des attestations de réussite) - Classement et archivage des documents - Modélisation dans le système de gestion de scolarité APOGEE (structures d'enseignement (création, suspensions, suppression d'éléments et listes d'éléments), modalités de contrôle de connaissances (coefficients, règles de calculs, etc.), charges d'enseignement) - Vérification des informations sur le site internet - Participation aux examens facultaires et évènements de l'UFR de Médecine
Descriptif du profil recherché


Connaissances
- Organisation et fonctionnement de l'Enseignement Supérieur en général - L'offre de formation des diplômes de Santé - Les modalités de fonctionnement et de gestion du service public - La réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Outlook - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité