Assistant / Assistante de service formation

Sous l'autorité hiérarchique du/de la CFP (Conseiller en Formation Professionnelle) et du coordonnateur pédagogique, l'assistant(e) de formation réalise des tâches inhérentes à la gestion commerciale et administrative, et à la facturation des prestations de formation dispensées par le GRETA 89.

Ses principales missions sont les suivantes :
- Accueil du public sur l'antenne et premier niveau d'information
- Transmission des demandes aux interlocuteurs concernés
- Gestion administrative des actions et/ou des dispositifs de formation
- Assurer la mise en forme et la transmission des propositions de formation sur indication des CFC et/ou coordonnateur(-trice), en assurer le classement et le suivi
- Réaliser l'ensemble des tâches administratives au cours de la phase de sélection des stagiaires
- Créer le dossier de l'action sur la base des informations données par les CFP et/ou coordonnateur(-trice)
- Préparer la convention de formation en s'assurant de la qualité du financeur, dans le respect des consignes internes au GRETA 89 et du cahier des charges spécifiques transmises par le client
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), les saisies dans le système d'information ProgrE (conventions, parcours, produits, facturation) en s'assurant de la cohérence des données entre les différents applicatifs des financeurs
- Diffuser les emplois du temps, liste des stagiaires
- Préparer les dossiers de rémunération des stagiaires demandeurs d'emploi
- Etablir les conventions de stage pour les périodes d'application en entreprise en liaison avec les coordonnateurs(-trices) et référent(e)s
- Contrôler le retour des fiches d'émargement chaque fin de mois - suivre et traiter les états de présence conformément aux exigences du financeur et de l'organisme assurant l'indemnisation du stagiaire (saisie des réalisations stagiaires dans les applicatifs)
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la logistique des actions de formation : matériel, salles, gestion des commandes
- Assurer la gestion des déclarations d'accident des stagiaires, et les arrêts de travail des stagiaires
- Etablir les attestations d'entrée en formation, de fin de formation, d'assiduité
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), l'organisation des examens (accueil des jurys, édition des documents, inscriptions des stagiaires sur les différents applicatifs)
- Etablir les attestations d'acquis sur indications transmises par les coordonnateurs(-trices) et les formateurs,
- Dans le cadre des bilans pédagogiques, participer au recensement des données statistiques et aux relances téléphoniques pour le suivi post formation.
- Rendre compte à le(la) coordonnateur(-trice) administrative sur toute difficulté éventuelle rencontrée dans la gestion des dossiers
- Archivage
- Respecter les consignes de sauvegardes informatiques
- Vérifier et archiver les dossiers actions par secteurs d'activité et/ou conventionnements et/ou dispositifs de formation
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité
- Connaitre et mettre en œuvre les processus, procédures et documents afférents à sa mission au regard du système Qualité du GRETA 89
- Recueillir les informations nécessaires à l'analyse des demandes entrantes
- Assurer, en fonction du périmètre défini par le(la) coordonnateur(-trice), la saisie des données statistiques : bilans de satisfaction, bilan à la sortie, résultats aux examens
- Contribuer à l'amélioration continue du système qualité

Poste à temps plein à compter du 1er novembre 2025; CDD possible sur l'ensemble de l'année 2026.
Salaire selon grille indiciaire de l'Education Nationale.
Emploi du temps à définir selon les besoins du service.