Assistant / Assistante de gestion d'entreprise

Nous sommes une TPE familiale créée en 2013, spécialisée dans les travaux en milieu subaquatique et inspection des ouvrages d'art. Nous travaillons pour le compte de la SNCF, des conseils départementaux, des villes, des services d'assainissements et autres entreprises privées diverses. Nous recherchons dans le cadre d'une création de poste : un(e) assistant(e) de gestion PME.

Sous la direction de l'assistante de direction et véritable bras droit au service administratif, vous aurez en charge :
Missions principales :
- Constitution des dossiers de chantier pour les chefs d'équipe (devis, commandes, personnel, rapports, fournisseurs)
- Gestion téléphonique et des mails
- Veille commerciale
- Réponse aux marchés publics et privés
- Gestion des devis et des commandes clients
- Préparation préalable aux chantiers (sécurité, commandes, location...)
- Gestion du planning
- Gestion et suivi du matériel (réepreuves...)
- Gestion des urgences / aléas de chantier
- Réunion sécurité de chantier

Missions secondaires (Aide à l'organisation du bureau en cas de surcharge de travail ou d'absence de l'assistante de direction ou de la secrétaire technique)
- Saisie et mise en forme de rapports de chantier
- Réalisation de suivi de tableau de bord : Suivi d'entretien des camions, Suivi matériel, Suivi de feuilles de plongée...
- Tri, classement et archivage de documents
- Ressources humaines
- Comptabilité, facturation et relances client
- Gestion des partenaires de l'entreprise
- Gestion de la qualité, sécurité de l'entreprise (Documents sécurité obligatoire)
- Gestion documentaire (Audits, contrôles)

L'équipe en place et le chef d'entreprise assureront dans les premières semaines une sensibilisation détaillée à l'activité bien spécifique.
Une connaissance et une utilisation parfaite du serveur d'entreprise permettra un travail rapide, facile et productif. Cet outil commun devra être renseigné, amélioré et enrichi quotidiennement.

Profil recherché :
Diplômé(e) dans le domaine de la gestion d'entreprise, votre savoir-être sera prépondérant pour votre évolution au sein de l'entreprise, ce poste requiert :
- Une parfaite maîtrise de l'orthographe
- Une bonne connaissance des logiciels informatiques : Word et Excel.
- Connaissance du Logiciel de Gestion type EBP
- Une forte capacité de communication pour un travail en équipe

Qualités requises :
- Hiérarchisation des priorités
- Bonne gestion du stress et capacité à résoudre les conflits pouvant émerger entre les intervenants
- Réactivité pour faire face aux aléas des demandes
- Sens de l'organisation, capacités de gestion et de pilotage
- Rigueur
- Autonomie
- Sens des responsabilités