Assistant / Assistante de gestion administrative

Missions principales du poste :

Gestion financière du pôle formation doctorale et des écoles doctorales ;
Gestion administrative des Ecoles doctorales ;
Gestion pédagogique des doctorants.

Activités et tâches du poste :

GESTION FINANCIERE DES ECOLES DOCTORALES

Gérer l'enveloppe financière du pole formation doctorale de la DRI (versement vers la ComUE- reversements vers les
unités de recherche rattachés aux Ecoles doctorales-convention de reversements vers les établissements normands
au titre de la formation ) ;
Gérer les dotations des 8 Ecoles Doctorales (établir les bons de commande, engagements, ordres de mission, remboursement établir et suivre le budget ).

GESTION ADMINISTRATIVE D'UNE ECOLE DOCTORALE:

Secrétariat et suivi administratif de l'Ecole Doctorale
Préparer, organiser et suivre :
-les conseils et commissions de l'ED (convocations, ordres du jour, comptes rendus et suivi de décisions),
-le concours allocations ED,
-les élections (listes, affichage, vote, diffusion des résultats) et en centralisation et par site,
-les documents internes de l'ED (RI, livrets d'accueil...),
-les projets annuels votés dans l'ED ( ) ;
Coordonner la gestion des Comités de suivi individuel et rapports d'activités obligatoires ;
Préparer les réponses aux enquêtes SIREDO du ministère ;
Mettre à jour la base de données de l'Ecole Doctorale ;
Mettre à jour le site de l'ED de façon régulière ;
Collecter les données pour le dossier d'accréditation de l'Ecole Doctorale ;
Assister au Conseil de l'Ecole Doctorale ; journées d'ED, Réunions de rentrée
Participer aux diverses manifestations liées aux CED, ma thèse en 180 s

Secrétariat pédagogique des doctorants inscrits dans l'Ecole Doctorale :

Mener à bien les dossiers d'inscription des doctorants selon les procédures en vigueur (de la demande d'inscription
en ED jusqu'à la validation de l'inscription administrative, les dossiers dérogatoires, la saisie des sujets de thèse et
dossier doctorants) ;
Gérer les dossiers de soutenances de thèse via l'application Sygal de la demande de soutenance jusqu'à la délivrance
du diplôme ;
Mettre à jour les dossiers des doctorants sur les bases de données afférentes, le serveur espace doctoral et les dossiers physiques des doctorants ;
Suivre le devenir professionnel des docteurs ;
Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants, et les différents usagers de l'espace doctoral ;
Participer à la mise en place des différentes procédures harmonisées liées au poste ;
Créer et gérer les listes de diffusion ;
Diffusion et gestion de toutes les communications destinées aux doctorants ;
Archiver les dossiers des doctorants.

Le profil du poste est disponible sur le site de l'Université rubrique "travailler à l'université".