informations générales
Launaguet
CDI
Assurer la gestion administrative, logistique et financière des prestations de formation, en garantissant le respect des réglementations, des démarches qualité et des attentes des publics (apprenants, formateurs, financeurs, prescripteurs).
Missions et responsabilités
1. Accueil et orientation des publics
- Accueillir et informer les publics (apprenants, formateurs, clients, prescripteurs) sur les dispositifs de formation et leurs financements.
- Adapter la communication aux besoins spécifiques (handicap, langues étrangères, etc.).
- Contribuer à la promotion de l'offre de formation via des supports multimodaux (site web, réseaux sociaux, salons, JPO).
- Réaliser une veille active sur les évolutions réglementaires, les appels d'offres et les dispositifs de financement.
2. Organisation et logistique des prestations
- Élaborer et actualiser les plannings de formation en lien avec les équipes pédagogiques et la direction.
- Organiser les épreuves d'évaluation et les sessions de formation, en tenant compte des besoins spécifiques (handicap, accessibilité).
- Réserver les salles, le matériel pédagogique et les prestations logistiques (transport, hébergement, restauration).
- Superviser la maintenance des locaux et des équipements, en collaboration avec les services concernés.
3. Gestion administrative et financière
- Constituer, vérifier et archiver les dossiers administratifs (conventions, contrats, émargements, attestations, certificats de réalisation).
- Saisir et actualiser les données dans les logiciels de gestion et les bases de données (respect RGPD et RNQ).
- Assurer le suivi administratif des apprenants (absences, évaluations, intégration) et résoudre les difficultés rencontrées.
- Préparer les audits de certification et les documents liés à la sous-traitance.
4. Suivi qualité et amélioration continue
- Recueillir et analyser les appréciations des apprenants, commanditaires et financeurs (enquêtes de satisfaction, reporting).
- Sensibiliser les intervenants aux procédures qualité et réglementaires.
- Proposer des pistes d'amélioration pour optimiser les processus.
5. Gestion financière
- Saisir les données nécessaires à la facturation des prestations sur les logiciels internes et les interfaces des financeurs.
- Suivre les règlements et résoudre les anomalies liées à la facturation ou à la rémunération des intervenants.
- Optimiser les coûts des déplacements et des prestations logistiques.
..........
Compétences requises
Savoir-faire
- Maîtrise des outils numériques (logiciels de gestion, CRM, bases de données).
- Connaissance des dispositifs de financement de la formation (CPF, OPCO, Régions, etc.) et de la réglementation (RNQ, RGPD).
- Capacité à organiser des événements promotionnels et à gérer des plannings complexes.
- Rédaction de documents administratifs (conventions, contrats, comptes-rendus).
- Gestion des relations avec les financeurs, prescripteurs et partenaires.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Aisance relationnelle et capacité d'adaptation.
- Autonomie et esprit d'équipe.
- Sensibilité aux publics en situation de handicap.
.......
Formation et expérience
-Débutant accepté. Etre titulaire à minima d'un bac dans le domaine de la gestion administrative ou du commercial ou de la relation client ou de la communication.
Nous pouvons vous proposer un contrat en alternance si vous avez déjà un organisme de formation, pour préparer une formation Bac+2 : "Gestionnaire de dispositif de formation"
Si ce n'est pas le cas et que vous débutez dans l'assistanat de la Formation professionnelle, nous pourrons vous former via le dispositif POEI avant votre embauche en CDi.
Évolutions possibles
- Responsable administratif/ve de centre de formation.
- Chargé/e de développement commercial ou de projets formation.
Candidature avec CV et lettre de motivation spécifiant votre intérêt et votre adéquation au poste.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions et responsabilités
1. Accueil et orientation des publics
- Accueillir et informer les publics (apprenants, formateurs, clients, prescripteurs) sur les dispositifs de formation et leurs financements.
- Adapter la communication aux besoins spécifiques (handicap, langues étrangères, etc.).
- Contribuer à la promotion de l'offre de formation via des supports multimodaux (site web, réseaux sociaux, salons, JPO).
- Réaliser une veille active sur les évolutions réglementaires, les appels d'offres et les dispositifs de financement.
2. Organisation et logistique des prestations
- Élaborer et actualiser les plannings de formation en lien avec les équipes pédagogiques et la direction.
- Organiser les épreuves d'évaluation et les sessions de formation, en tenant compte des besoins spécifiques (handicap, accessibilité).
- Réserver les salles, le matériel pédagogique et les prestations logistiques (transport, hébergement, restauration).
- Superviser la maintenance des locaux et des équipements, en collaboration avec les services concernés.
3. Gestion administrative et financière
- Constituer, vérifier et archiver les dossiers administratifs (conventions, contrats, émargements, attestations, certificats de réalisation).
- Saisir et actualiser les données dans les logiciels de gestion et les bases de données (respect RGPD et RNQ).
- Assurer le suivi administratif des apprenants (absences, évaluations, intégration) et résoudre les difficultés rencontrées.
- Préparer les audits de certification et les documents liés à la sous-traitance.
4. Suivi qualité et amélioration continue
- Recueillir et analyser les appréciations des apprenants, commanditaires et financeurs (enquêtes de satisfaction, reporting).
- Sensibiliser les intervenants aux procédures qualité et réglementaires.
- Proposer des pistes d'amélioration pour optimiser les processus.
5. Gestion financière
- Saisir les données nécessaires à la facturation des prestations sur les logiciels internes et les interfaces des financeurs.
- Suivre les règlements et résoudre les anomalies liées à la facturation ou à la rémunération des intervenants.
- Optimiser les coûts des déplacements et des prestations logistiques.
..........
Compétences requises
Savoir-faire
- Maîtrise des outils numériques (logiciels de gestion, CRM, bases de données).
- Connaissance des dispositifs de financement de la formation (CPF, OPCO, Régions, etc.) et de la réglementation (RNQ, RGPD).
- Capacité à organiser des événements promotionnels et à gérer des plannings complexes.
- Rédaction de documents administratifs (conventions, contrats, comptes-rendus).
- Gestion des relations avec les financeurs, prescripteurs et partenaires.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Aisance relationnelle et capacité d'adaptation.
- Autonomie et esprit d'équipe.
- Sensibilité aux publics en situation de handicap.
.......
Formation et expérience
-Débutant accepté. Etre titulaire à minima d'un bac dans le domaine de la gestion administrative ou du commercial ou de la relation client ou de la communication.
Nous pouvons vous proposer un contrat en alternance si vous avez déjà un organisme de formation, pour préparer une formation Bac+2 : "Gestionnaire de dispositif de formation"
Si ce n'est pas le cas et que vous débutez dans l'assistanat de la Formation professionnelle, nous pourrons vous former via le dispositif POEI avant votre embauche en CDi.
Évolutions possibles
- Responsable administratif/ve de centre de formation.
- Chargé/e de développement commercial ou de projets formation.
Candidature avec CV et lettre de motivation spécifiant votre intérêt et votre adéquation au poste.
