Assistant / Assistante de gestion administrative

À propos du poste

Afin d'accompagner le développement de notre activité, nous recherchons un(e )Assistant(e) de direction qui saura devenir un véritable support de la direction et contribuer au bon fonctionnement quotidien de notre centre.

Ce poste requiert une excellente organisation, une grande rigueur, de l'autonomie ainsi qu'un réel sens des responsabilités.

Vous serez notamment un interlocuteur privilégié de nos candidats, visiteurs et partenaires, et veillerez à assurer un accueil et un suivi administratif de qualité.

Vos missions

Accueil et relation candidats

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats et visiteurs.
* Répondre aux demandes de renseignements avec professionnalisme.
* Orienter les interlocuteurs vers le bon service.
* Assurer une communication claire et efficace avec les différents interlocuteurs.
* Garantir une qualité d'accueil irréprochable.

Gestion administrative

* Gérer les inscriptions et le suivi administratif des dossiers.
* Contrôler la conformité et l'exactitude des informations avant validation.
* Préparer les convocations et vérifier leur exactitude.
* Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture.
* Mettre à jour les tableaux de suivi.
* Classer et archiver les documents administratifs.
* Assurer le suivi des demandes et des échanges avec les différents interlocuteurs.

Organisation des sessions

* Préparer les plannings des examens.
* Vérifier la présence des candidats.
* Assurer le suivi administratif avant, pendant et après les sessions.
* Veiller au respect des procédures internes.
* Anticiper les éventuelles difficultés organisationnelles et mettre en œuvre les actions nécessaires.

Assistance à la direction

* Assurer le suivi administratif courant de la direction.
* Préparer différents documents administratifs.
* Rédiger et mettre en forme des courriers et e-mails professionnels.
* Organiser et suivre certaines tâches administratives confiées par la direction.
* Participer à l'amélioration et à la formalisation des procédures internes.
* Assurer un reporting régulier sur les dossiers et tâches en cours.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne fiable, impliquée, organisée et professionnelle, souhaitant s'inscrire durablement au sein de l'entreprise.

Vous disposez de références solides sur un poste similaire, notamment dans l'assistanat de direction, l'assistanat administratif ou la gestion administrative.

Vous êtes reconnu(e) pour :

* votre sens de l'organisation ;
* votre rigueur et votre souci du détail ;
* votre ponctualité et votre fiabilité ;
* votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
* votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
* votre sens du service et de la relation avec les interlocuteurs ;
* votre autonomie ;
* votre capacité à gérer les priorités ;
* votre esprit d'initiative ;
* votre capacité à anticiper les besoins de la direction.

Compétences requises

Vous maîtrisez :

* Word, Excel et Outlook ;
* les outils informatiques et bureautiques courants ;
* la rédaction de courriers et d'e-mails professionnels ;
* le classement et le suivi de documents administratifs.

Un niveau B2 minimum en anglais est demandé, avec une capacité à communiquer dans un contexte professionnel.

Pourquoi nous rejoindre ?
- Une entreprise à taille humaine.
- Une équipe disponible et bienveillante.
- Des missions variées et responsabilisantes.
- Une montée en compétences progressive.
- Un poste au contact direct de la direction.
- De réelles responsabilités et une possibilité d'évolution.
- Une rémunération de 2 000 € brut mensuels, avec la possibilité de bénéficier d'une prime en fin d'année.

Prime : possibilité d'une prime en fin d'année selon l'activité et les résultats de l'entreprise.