informations générales
Saint-Vincent-de-Tyrosse
CDD
Sous l'autorité hiérarchique des 2 chefs de service commande publique et finances, vous serez chargé(e) d'assurer des missions d'accueil et d'assistance administrative.
Activités principales communes aux 2 services :
o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivage
o Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances.
o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction.
o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données., affichage et mise en ligne, pointages divers)
o Accueil physique et téléphonique des services
Activités spécifiques :
Commande publique :
o Mise à jour des tableaux d'activités
o Suivi des documents des marchés (acte d'engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivage
o Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivi
o Participation à l'archivage des documents du service (référent archives du service)
Finances :
o Gestion des agendas et prises de rendez-vous,
o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels,
o Gestion de la transmission et publication des données officielles,
o Collecte de données, recueil de pièces,
o Suivi statistique,
o Mise à jour de tableaux de bord,
o Pointages divers,
o Suivi des formations
o Gestion de l'archivage
o Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc.).
Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l'assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l'assistant(e) Communication-Affaires juridiques
Compétences requises :
Formation niveau IV (bac professionnel gestion/secrétariat), expérience en accueil, secrétariat, gestion
Maitrise des outils bureautiques exigée
Connaissance des missions générales d'un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACS
Permis B
Anticipation, organisation et respect des délais
Sens des priorités, autonomie et organisation personnelle
Respect des procédures
Réactivité, initiatives et rigueur
Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie
Confidentialité, discrétion
Disponibilité
Polyvalence
Contraintes du poste :
Délais réglementaires à respecter
Organisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrier
Besoins ponctuels pour l'accueil jusqu'à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardives
Moyens mis à disposition
- Matériel informatique
- Logiciels bureautiques et techniques
- Téléphone
- Poste partiellement télétravaillable
Poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireActivités principales communes aux 2 services :
o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivage
o Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances.
o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction.
o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données., affichage et mise en ligne, pointages divers)
o Accueil physique et téléphonique des services
Activités spécifiques :
Commande publique :
o Mise à jour des tableaux d'activités
o Suivi des documents des marchés (acte d'engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivage
o Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivi
o Participation à l'archivage des documents du service (référent archives du service)
Finances :
o Gestion des agendas et prises de rendez-vous,
o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels,
o Gestion de la transmission et publication des données officielles,
o Collecte de données, recueil de pièces,
o Suivi statistique,
o Mise à jour de tableaux de bord,
o Pointages divers,
o Suivi des formations
o Gestion de l'archivage
o Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc.).
Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l'assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l'assistant(e) Communication-Affaires juridiques
Compétences requises :
Formation niveau IV (bac professionnel gestion/secrétariat), expérience en accueil, secrétariat, gestion
Maitrise des outils bureautiques exigée
Connaissance des missions générales d'un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACS
Permis B
Anticipation, organisation et respect des délais
Sens des priorités, autonomie et organisation personnelle
Respect des procédures
Réactivité, initiatives et rigueur
Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie
Confidentialité, discrétion
Disponibilité
Polyvalence
Contraintes du poste :
Délais réglementaires à respecter
Organisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrier
Besoins ponctuels pour l'accueil jusqu'à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardives
Moyens mis à disposition
- Matériel informatique
- Logiciels bureautiques et techniques
- Téléphone
- Poste partiellement télétravaillable
Poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025
