informations générales
Montluçon
CDI
assistant direction H/F - EC19928 Au sein de la Direction Transitions Écologiques, Énergétiques, Habitat/Logement et placé sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant de direction apporte un appui opérationnel et organisationnel à la Directrice et agents de la direction. Il joue un rôle clé d ... ordination des activités de la direction, en facilitant la communication interne et externe, en assurant le bon déroulement des process administratifs et en participant au suivi de projets transverses.
Missions principales :
1) Agenda et organisation : Gestion de l’agenda de la Directrice - Organisation et préparation de réunions (dossiers, convocations, comptes-rendus-) - Accueil téléphonique et physique - Référent Gestion du Temps de Travail de la Direction
2) Secrétariat avancé et communication : Gestion de la correspondance (courriers, mails, téléphone) - Assurer le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
3) Suivi administratif et gestion administrative de dossiers de la Direction
4) Préparation des Conseils Communautaires et des commissions : Assurer la coordination logistique et administrative des Conseils Communautaires et des commissions thématiques (habitat, transitions écologiques, GEMAPI etc.) - Participer à la mise en forme des rapports et des projets de délibération - Classement et archivage des documents post-séance et transmission aux services pour mise en œuvre - Mise à jour des outils de suivi des Conseils Communautaires et des décisions (tableaux de bord-) 5) Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : Suivi des engagements et des paiements (enregistrement et vérification pour paiement des factures) - Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses - Contribuer à l'élaboration des documents budgétaires - Gestion administrative et coordination des documents nécessaires à la préparation du budget (collecte, mise en forme, classement) - Suivi des échéances budgétaires et relance des services concernés pour respecter les délais
6) Appui à la gestion des subventions en matière de recettes (financement des projets/actions de la collectivité) et en dépenses (aides allouées par la collectivité : aides à l’habitat)
7) Appui aux services sur le volet commande publique : soutien aux équipes pour lancement de procédures – Suivi des marchés – Vérification factures
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1) Agenda et organisation : Gestion de l’agenda de la Directrice - Organisation et préparation de réunions (dossiers, convocations, comptes-rendus-) - Accueil téléphonique et physique - Référent Gestion du Temps de Travail de la Direction
2) Secrétariat avancé et communication : Gestion de la correspondance (courriers, mails, téléphone) - Assurer le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
3) Suivi administratif et gestion administrative de dossiers de la Direction
4) Préparation des Conseils Communautaires et des commissions : Assurer la coordination logistique et administrative des Conseils Communautaires et des commissions thématiques (habitat, transitions écologiques, GEMAPI etc.) - Participer à la mise en forme des rapports et des projets de délibération - Classement et archivage des documents post-séance et transmission aux services pour mise en œuvre - Mise à jour des outils de suivi des Conseils Communautaires et des décisions (tableaux de bord-) 5) Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : Suivi des engagements et des paiements (enregistrement et vérification pour paiement des factures) - Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses - Contribuer à l'élaboration des documents budgétaires - Gestion administrative et coordination des documents nécessaires à la préparation du budget (collecte, mise en forme, classement) - Suivi des échéances budgétaires et relance des services concernés pour respecter les délais
6) Appui à la gestion des subventions en matière de recettes (financement des projets/actions de la collectivité) et en dépenses (aides allouées par la collectivité : aides à l’habitat)
7) Appui aux services sur le volet commande publique : soutien aux équipes pour lancement de procédures – Suivi des marchés – Vérification factures
