Assistant / Assistante de direction

Vos missions :
En tant qu'Assistant(e) de gestion vous :
Prendrez en charge les tâches administratives et organisationnelles de la Direction Relations Habitants et Territoires, au niveau de la gestion des relations et le traitement de l'information (internes et externes). Vous serez également en appui administratif de la Direction du Renouvellement Urbain.
Missions :
- Assister les directrices afin d'optimiser la gestion de leurs activité (gestion de planning,
courrier préparation de réunions, accueil, déplacements...)
- Préparer des dossiers pour les RDV externes et internes et recueillir des informations
auprès des services concernés
- Traiter et suivre des courriers signalés locataires en lien avec le CODIR DRHT/DG
- Suivre la comptabilité d'engagement pour différentes Directions et les factures, BDC, fournisseurs, SPO pour la Direction Renouvellement Urbain
- Suivre et gérer le PCL selon directives de sa hiérarchie
- Proposer, mettre en place et suivre des règles d'organisation visant à faciliter le fonctionnement interne des directions : documentation, classement et archivage
- Rédiger et mettre à jour des procédures internes à la demande des directrices et permettre leur diffusion auprès des collaborateurs
- Participer à la mise en place des nouveaux outils de classement
- Élaborer, suivre et mettre à jour les tableaux de suivi d'activité
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en lien avec les différents services (RH,
informatique, comptabilité, etc.)
- Réaliser le secrétariat des directions, organiser et préparer des réunions, des déplacements, rédiger et mettre en forme des rapports, publications, présentations etc.
- Remplacer l'assistant(e) de la Direction générale en cas d'absence
- Prendre en charge tout dossier, projet ou activité entrant dans sa sphère de compétence à la demande de sa hiérarchie.
- Constituer l'interface privilégiée entre l'ensemble des Directeurs et collaborateurs des départements DRHT et le Directeur (la Directrice) RHT
- Assurer la gestion (traitement, transmission, relai) des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Assurer le publipostage et mailing auprès des locataires


Vos atouts pour réussir vos missions :
- Vous êtes diplômé(e) d'un BTS Assistant de gestion PME/PMI, d'un BTS Assistant Manager ou d'un DUT Gestion des entreprises et des administrations.
- Vous disposez idéalement d'une bonne connaissance de l'écosystème du logement social et maîtrisez les techniques de communication écrite et orale, de prise de notes, de classement et d'archivage.
- Vous savez collecter, hiérarchiser et synthétiser l'information, organiser la logistique d'un événement, et élaborer des outils de reporting.
- À l'aise avec les outils bureautiques et numériques, vous maîtrisez le Pack Office (notamment Excel et PowerPoint) ainsi que les outils collaboratifs.
- Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre esprit d'initiative vous permettent de travailler de manière autonome et dynamique, avec de solides qualités relationnelles.

Les plus du poste :
- Prime 13ème mois + Prime vacances (soit une rémunération annuelle sur 13,6 mois)
- Prime d'intéressement et Plan Epargne Entreprise
- Prime sur objectifs
- Prise en charge des transports en commun à 50%
- Mutuelle familiale et prévoyance
- Titres restaurant
- Horaires de travail flexibles + Compte Epargne temps
- 15 jours de RTT /an
- CSE
- Possibilité de télétravail
- Convention collective des sociétés de HLM