informations générales
Moule
Rattaché(e) au Directeur Général, vous aurez la charge de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, vous serez la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder le Directeur Général.
Missions :
Organisation :
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.).
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques.).
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion :
* Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles.
* Assister aux Conseils d'Administrations et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Gérer et actualiser la documentation interne (organigramme, annuaires, .).
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
* Gérer les notes de frais.
* Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
* Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat lorsqu'il s'agit de frais généraux (distributeur de boisson, photocopieurs, .).
Formations :
De formation minimum Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.
Savoir être :
* Dynamisme, esprit d'initiative, organisation et rigueur, polyvalence, réactivité et autonomie, disponibilité, discrétion.
* Esprit de synthèse et d'analyse, grandes capacités rédactionnelles, aisance relationnelle. sens de l'écoute et de la communication.
* Capacité à prioriser, capacité d'adaptation, travail en mode projet.
Compétences :
* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, teams, planning partagé, .)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des normes rédactionnelles
* Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
* Maîtrise de l'organisation d'événements
* Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
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Organisation :
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.).
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques.).
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion :
* Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles.
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* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Gérer et actualiser la documentation interne (organigramme, annuaires, .).
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
* Gérer les notes de frais.
* Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
* Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat lorsqu'il s'agit de frais généraux (distributeur de boisson, photocopieurs, .).
Formations :
De formation minimum Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.
Savoir être :
* Dynamisme, esprit d'initiative, organisation et rigueur, polyvalence, réactivité et autonomie, disponibilité, discrétion.
* Esprit de synthèse et d'analyse, grandes capacités rédactionnelles, aisance relationnelle. sens de l'écoute et de la communication.
* Capacité à prioriser, capacité d'adaptation, travail en mode projet.
Compétences :
* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, teams, planning partagé, .)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des normes rédactionnelles
* Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
* Maîtrise de l'organisation d'événements
* Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
