informations générales
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CDI
Au sein d'un cadre exceptionnel, la communauté de communes pays d'Évian - vallée d'Abondance, et ses 22 communes membres, s'étend sur les rives sud du lac Léman jusqu'aux premiers sommets des Alpes, en Haute-Savoie. Frontalier avec la Suisse, le territoire rassemble 42 000 habitants (55 000 au sens de la population DGF), sur 321 km² et offre des paysages contrastés. Cet environnement, son patrimoine historique et culturel et les multiples activités proposées en toutes saisons font sa richesse et une destination de renom international.
MISSIONS DU POSTE
Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous aurez les missions suivantes :
- Assister la Direction Générale des Services dans les domaines administratifs et organisationnels :
- Gestion de l'agenda et organisation : Planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels en anticipant les priorités et conflits d'agenda
- Support administratif et suivi : préparer et contrôler les dossiers, rédiger des comptes rendus, présentations et correspondances, organiser l'archivage et la documentation professionnelle de la direction générale
- Organisation de la logistique des réunions et événements internes ou externes : s'assurer de la disponibilité des intervenants, préparer la salle matériellement (salles de réunions à réserver, disposition de la salle à préparer, logistique générale)
- Coordination et reporting : assurer le suivi des projets, tableaux de bord, indicateurs et reporting pour la direction générale
- Assister dans les domaines administratifs le DGARII et soutenir ponctuellement les autres directions rattachées à la DGS hors DGATI selon les besoins
- Assurer le relais de la DGS auprès des élus et des communes
- Gérer et suivre le budget annuel de la direction générale
- Garantir un accueil de qualité et un fonctionnement quotidien :
- Organiser l'activité quotidienne, gérer les plannings et les absences
- Manager et fédérer l'équipe au quotidien.
- Effectuer des remplacements ponctuels à l'accueil en cas d'impératifs.
- Piloter la diffusion du courrier entrant et sortant et garantir un fonctionnement optimal auprès des services internes.
- En suppléance de la personne en charge des instances, préparation et suivi des instances communautaires, notamment la rédaction de procès-verbal des séances et rédaction des délibérations pour transmission au contrôle de légalité.
PROFIL RECHERCHE - COMPETENCES - SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maîtrise du fonctionnement des institutions politiques (EPCI)
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu
- Expérience de management d'une équipe administrative sera un plus
- Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
- Utilisation des logiciels de bureautique
- Bonne capacité relationnelle
- Réactivité, adaptabilité et diplomatie dans un environnement transversal
- Rigueur
- Discrétion
- Gestion des urgences
Lieu d'affectation : Publier (74500)
Service d'affectation : Secrétariat Général
Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT - du lundi au vendredi - avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 17h00
Action sociale : Participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et 20 € / mois à un contrat de prévoyance + participation de la collectivité aux tickets restaurant journaliers + télétravail une journée par semaine + Amicale du personnel.
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Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous aurez les missions suivantes :
- Assister la Direction Générale des Services dans les domaines administratifs et organisationnels :
- Gestion de l'agenda et organisation : Planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels en anticipant les priorités et conflits d'agenda
- Support administratif et suivi : préparer et contrôler les dossiers, rédiger des comptes rendus, présentations et correspondances, organiser l'archivage et la documentation professionnelle de la direction générale
- Organisation de la logistique des réunions et événements internes ou externes : s'assurer de la disponibilité des intervenants, préparer la salle matériellement (salles de réunions à réserver, disposition de la salle à préparer, logistique générale)
- Coordination et reporting : assurer le suivi des projets, tableaux de bord, indicateurs et reporting pour la direction générale
- Assister dans les domaines administratifs le DGARII et soutenir ponctuellement les autres directions rattachées à la DGS hors DGATI selon les besoins
- Assurer le relais de la DGS auprès des élus et des communes
- Gérer et suivre le budget annuel de la direction générale
- Garantir un accueil de qualité et un fonctionnement quotidien :
- Organiser l'activité quotidienne, gérer les plannings et les absences
- Manager et fédérer l'équipe au quotidien.
- Effectuer des remplacements ponctuels à l'accueil en cas d'impératifs.
- Piloter la diffusion du courrier entrant et sortant et garantir un fonctionnement optimal auprès des services internes.
- En suppléance de la personne en charge des instances, préparation et suivi des instances communautaires, notamment la rédaction de procès-verbal des séances et rédaction des délibérations pour transmission au contrôle de légalité.
PROFIL RECHERCHE - COMPETENCES - SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maîtrise du fonctionnement des institutions politiques (EPCI)
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des principes rédactionnels du compte-rendu
- Expérience de management d'une équipe administrative sera un plus
- Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
- Utilisation des logiciels de bureautique
- Bonne capacité relationnelle
- Réactivité, adaptabilité et diplomatie dans un environnement transversal
- Rigueur
- Discrétion
- Gestion des urgences
Lieu d'affectation : Publier (74500)
Service d'affectation : Secrétariat Général
Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT - du lundi au vendredi - avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 17h00
Action sociale : Participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et 20 € / mois à un contrat de prévoyance + participation de la collectivité aux tickets restaurant journaliers + télétravail une journée par semaine + Amicale du personnel.
