informations générales
Bouches-du-Rhône
CDI
Onet recrute, pour sa Direction Marketing et Communication, un Coordinateur de direction F/H.
Basé au siège social de Marseille (9ème arrondissement) et vous êtes directement rattaché à la Directrice Marketing et Communication du groupe. En tant que bras droit, vous pilotez l'agenda, coordonnez, organisez les réunions stratégiques, optimisez les déplacements et facilitez l'ensemble des interactions internes et externes. Vous assurez également le suivi administratif de l'équipe, l'animation des rituels collectifs, la préparation des dossiers clés ainsi que la gestion budgétaire et des tableaux de bord. Dans ce rôle central, vous contribuez à fluidifier le fonctionnement de la direction, à structurer les process et à anticiper les besoins, tout en garantissant une organisation efficace et professionnelle.
Dans ce cadre, vos principales responsabilités sont les suivantes :
1. Gestion stratégique du temps, des priorités et des réunions
* Piloter l'agenda de la direction et optimiser les séquences de travail.
* Gérer la boîte mail de manière proactive
* Planifier et organiser les réunions clés et rituels : réunions équipe, points projets, rendez-vous externes.
* Préparer les dossiers stratégiques : notes de synthèse, supports de présentation et documents de décision.
* Élaborer des comptes rendus orientés actions et assurer le suivi des livrables.
2. Gestion des déplacements et de la logistique
* Anticiper et organiser les déplacements : réservations, itinéraires optimisés, feuilles de route, notes de frais.
* Préparer les rendez-vous et s'assurer d'un déroulé fluide.
3. Animation et support opérationnel de l'équipe
* Proposer et animer le plan d'animation de l'équipe Marketing et Communication.
* Gérer le suivi administratif : congés, formations, commandes, intégration des nouveaux arrivants.
* Faciliter la communication et encourager la cohésion au sein de l'équipe.
4. Suivi budgétaire et pilotage administratif
* Gérer le budget de la direction : suivi des engagements, analyse des dépenses, alertes et contrôles.
* Mettre à jour et améliorer les tableaux de bord financiers et opérationnels.
* Superviser les notes de frais de l'équipe et l'ensemble des process administratifs.
* Identifier les leviers de simplification, proposer des idées, améliorer les outils.
Les compétences attendues sont les suivantes :
* Expérience confirmée en assistanat de direction / office management
* Excellente maîtrise des outils collaboratifs et de présentation (Excel, PowerPoint, Teams.)
* Sens aigu de la confidentialité, du service et de la communication
* Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur et sérénité
* Autonomie, polyvalence, proactivité et sens de l'initiative indispensable
Vous serez à l'aise dans ce rôle si vous êtes quelqu'un qui aime :
* organiser, structurer et anticiper,
* être au coeur de l'action et faciliter le travail d'une direction,
* contribuer à la performance d'une équipe en jouant un rôle pivot.
Onet est engagé depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireBasé au siège social de Marseille (9ème arrondissement) et vous êtes directement rattaché à la Directrice Marketing et Communication du groupe. En tant que bras droit, vous pilotez l'agenda, coordonnez, organisez les réunions stratégiques, optimisez les déplacements et facilitez l'ensemble des interactions internes et externes. Vous assurez également le suivi administratif de l'équipe, l'animation des rituels collectifs, la préparation des dossiers clés ainsi que la gestion budgétaire et des tableaux de bord. Dans ce rôle central, vous contribuez à fluidifier le fonctionnement de la direction, à structurer les process et à anticiper les besoins, tout en garantissant une organisation efficace et professionnelle.
Dans ce cadre, vos principales responsabilités sont les suivantes :
1. Gestion stratégique du temps, des priorités et des réunions
* Piloter l'agenda de la direction et optimiser les séquences de travail.
* Gérer la boîte mail de manière proactive
* Planifier et organiser les réunions clés et rituels : réunions équipe, points projets, rendez-vous externes.
* Préparer les dossiers stratégiques : notes de synthèse, supports de présentation et documents de décision.
* Élaborer des comptes rendus orientés actions et assurer le suivi des livrables.
2. Gestion des déplacements et de la logistique
* Anticiper et organiser les déplacements : réservations, itinéraires optimisés, feuilles de route, notes de frais.
* Préparer les rendez-vous et s'assurer d'un déroulé fluide.
3. Animation et support opérationnel de l'équipe
* Proposer et animer le plan d'animation de l'équipe Marketing et Communication.
* Gérer le suivi administratif : congés, formations, commandes, intégration des nouveaux arrivants.
* Faciliter la communication et encourager la cohésion au sein de l'équipe.
4. Suivi budgétaire et pilotage administratif
* Gérer le budget de la direction : suivi des engagements, analyse des dépenses, alertes et contrôles.
* Mettre à jour et améliorer les tableaux de bord financiers et opérationnels.
* Superviser les notes de frais de l'équipe et l'ensemble des process administratifs.
* Identifier les leviers de simplification, proposer des idées, améliorer les outils.
Les compétences attendues sont les suivantes :
* Expérience confirmée en assistanat de direction / office management
* Excellente maîtrise des outils collaboratifs et de présentation (Excel, PowerPoint, Teams.)
* Sens aigu de la confidentialité, du service et de la communication
* Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur et sérénité
* Autonomie, polyvalence, proactivité et sens de l'initiative indispensable
Vous serez à l'aise dans ce rôle si vous êtes quelqu'un qui aime :
* organiser, structurer et anticiper,
* être au coeur de l'action et faciliter le travail d'une direction,
* contribuer à la performance d'une équipe en jouant un rôle pivot.
Onet est engagé depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents.
