informations générales
Bordeaux
CDI
Né en 2017, le Pôle Urgence regroupe différents dispositifs d'hébergement tournés vers les personnes en situation de grande précarité, en situation d'urgence sociale.
Les dispositifs se regroupent dans plusieurs catégories : URGENCE SOCIALE : - Le Centre d'Accueil d'Urgence Trégey, de 88 places. - La Maison Noutary, de 16 places. - Un CHRS de stabilisation, de 30 places. PRISE EN CHARGE MÉDICO SOCIALE : - Un service des Lits Haltes Soins Santé, de 16 places. - Une équipe mobile (LHSS Mobile) sur le Sud-Gironde. DES DISPOSITIFS TEMPORAIRES : - SAS pour les déplacés ukrainiens, de 100 places. - Divers dispositifs en fonction des besoins (CAU Hivernal, Centre d'Isolement pendant la période Covid-19, etc.). L'objectif est de répondre aux besoins des personnes en détresse sociale, en proposant des dispositifs d'hébergement et d'accompagnement.
Missions et objectifs : Dans un rôle significatif d'appui de la direction de pôle, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité des structures. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction des établissements. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.
Principales tâches et responsabilités :
1) Gestion RH - Référent administratif pour le service RH - Suivi et mise à jour des plannings du personnel - Tenue du tableau d'affichage des salariés - Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires) - Gestion des contrats de travail - Gestion des absences et des éléments de variables de paie en lien avec le CDS - Gestion des RDV (médecine du travail, convocation aux entretiens)
- Suivi des formations et des remboursements
2) Gestion technique - Référent administratif du service logistique et technique - Gestion des commandes courantes (commande, contrôle, ventilation) - Suivi des contrats de location (bureaux, imprimantes, téléphone, internet, assurance, etc.) et maintenance : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement - Suivi des dossiers d'exonération des taxes et impôts - Suivi des contrats de location (logements, structures) et des fluides - Gestion des assurances auprès du service logistique et technique (demande de nouvelle assurance, résiliation, déclaration de sinitre) 3) Gestion comptable - Référent administratif du service administratif et financier - Suivi des caisses des établissements - Récupération des documents comptables, ventilation des factures - Préparation et vérification des documents comptables (facturation aux financeurs)
4) Appui à la direction des établissements - Organisation des réunions et évènements - Gestion des correspondances - Classements des dossiers et archivage - Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction - Réalisation de reporting sur divers sujets - Analyse de certains dossiers et réalisation de leur synthèse - Contribuer à la rédaction des dossiers / appels d'offres, à destination d'organismes externes Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne.
Formation requise (savoirs): Bac +2 (BTS) à minima
Qualités personnelles (savoir-être) : dynamique, organisé.e , autonome, discret.e
Expérience dans la fonction : minimum 3ans sur un poste d'assistante de direction ou équivalent
Conditions de travail : Multi-site (à définir en fonction des besoins du pôle)
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Missions et objectifs : Dans un rôle significatif d'appui de la direction de pôle, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité des structures. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction des établissements. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.
Principales tâches et responsabilités :
1) Gestion RH - Référent administratif pour le service RH - Suivi et mise à jour des plannings du personnel - Tenue du tableau d'affichage des salariés - Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires) - Gestion des contrats de travail - Gestion des absences et des éléments de variables de paie en lien avec le CDS - Gestion des RDV (médecine du travail, convocation aux entretiens)
- Suivi des formations et des remboursements
2) Gestion technique - Référent administratif du service logistique et technique - Gestion des commandes courantes (commande, contrôle, ventilation) - Suivi des contrats de location (bureaux, imprimantes, téléphone, internet, assurance, etc.) et maintenance : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement - Suivi des dossiers d'exonération des taxes et impôts - Suivi des contrats de location (logements, structures) et des fluides - Gestion des assurances auprès du service logistique et technique (demande de nouvelle assurance, résiliation, déclaration de sinitre) 3) Gestion comptable - Référent administratif du service administratif et financier - Suivi des caisses des établissements - Récupération des documents comptables, ventilation des factures - Préparation et vérification des documents comptables (facturation aux financeurs)
4) Appui à la direction des établissements - Organisation des réunions et évènements - Gestion des correspondances - Classements des dossiers et archivage - Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction - Réalisation de reporting sur divers sujets - Analyse de certains dossiers et réalisation de leur synthèse - Contribuer à la rédaction des dossiers / appels d'offres, à destination d'organismes externes Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne.
Formation requise (savoirs): Bac +2 (BTS) à minima
Qualités personnelles (savoir-être) : dynamique, organisé.e , autonome, discret.e
Expérience dans la fonction : minimum 3ans sur un poste d'assistante de direction ou équivalent
Conditions de travail : Multi-site (à définir en fonction des besoins du pôle)
