Assistant / Assistante de direction

Ce poste est proposé au sein de la Sous-préfecture de Villefranche-Sur-Saône :
Depuis la création de la Métropole de Lyon, le 1er janvier 2015, l'arrondissement de Villefranche-sur-Saône s'est agrandi. Comptant 264 000 habitants, il représente tant en population qu'en superficie, les deux tiers du Département du « Rhône ». Il comprend la plus importante localité de cette nouvelle collectivité, Villefranche-sur-Saône (37 000 habitants). L'arrondissement compte 132 communes et cinq établissements intercommunaux à fiscalité propre. La sous-préfecture a donc en charge l'animation du territoire et la mise en œuvre des politiques publiques sur un territoire aux problématiques agricoles (viticulture), d'urbanisme, environnementales (ICPE-SEVESO, biodiversité, eau, etc.) et interministérielles. La sous-préfecture accompagne notamment les projets d'aménagement du territoire (CRTE-PVD-France ruralité-Villages d'avenir-ANRU). Elle assure le suivi direct de la politique de sécurité (ordre public, manifestations sportives, ERP, etc.) dans l'arrondissement dans le cadre des orientations départementales.


Dans un premier temps, cet emploi sera dédié exclusivement à la mission d'assistance du sous-préfet dans la perspective du remplacement de l'agent titulaire (missions principales). Ce remplacement devrait être effectif dans le courant du mois d'octobre.
Par la suite, vous serez affecté à des missions du bureau de la réglementation et des sécurités (missions annexes). Le Bureau de la réglementation et des sécurités assure en particulier les missions de réglementation générale, de police administrative, d'appui à la gestion de crise, d'accueil du public et assure l'interface avec les acteurs de la sécurité publique et civile.


Missions temporaires d'assistance du sous-préfet en relation avec le secrétaire général de sous-préfecture :

- Assister le sous-préfet dans l'organisation quotidienne de son travail
- Traiter les contacts du sous-préfet : gérer l'agenda, les déplacements, filtrer les interlocuteurs
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions et des salles
- Rédiger des courriers simples et constituer des dossiers administratifs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique

Missions au bureau des réglementations et des sécurités (une fois la mission d'assistance du sous-préfet terminée)

Manifestations sportives

- Instruire les déclarations de manifestations sportives (pour les manifestations sous le régime déclaratif)
- Assurer un suivi de débits de boissons et toutes les demandes (autorisation d'ouverture tardive et transfert de licence) et déclarations afférentes (contrôle des ouvertures, translations et mutations)

Greffe des associations
- Enregistrer les création, modification et dissolution des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901
- Renseigner les usagers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en lien direct avec le sous-préfet : discrétion - réactivité - disponibilité - gestion des priorités - sens de l'urgence, de l'organisation, rigueur, réactivité et sens des relations humaines

Travail au bureau des réglementations et des sécurités :

Rigueur, réactivité et sens des relations humaines