informations générales
DEPARTEMENT DE L AVEYRONCDD
*** LES MISSIONS :
-> Secrétariat et pilotage de l'agenda :
- Gestion des parapheurs entrants et sortants.
- Prise d'initiatives pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA (gestion des fournitures, coordination des commandes collectives, etc.).
- Priorisation des informations reçues et alerte du DGA des réponses à apporter.
- Accueil téléphonique et physique.
- Organisation logistique des déplacements, réunions et événements du pôle.
- Gestion de l'agenda du DGA.
- Rédaction de notes, rapports et mails sur demande du DGA.
- Tâches administratives et de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents)
-> Coordination et suivi administratif :
- Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques et rapports.
- Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle.
- Constitution des dossiers pour les réunions du DGA et réponses à apporter.
- Traitement des courriers et informations reçues sur les plateformes de communication (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, etc.).
- Suivi de dossiers transversaux.
-> Gestion déléguée et liaison transversale :
- Préparation des validations et conduite de processus sur les outils numériques dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib).
- Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et les services associés.
- Coordination et préparation des entretiens annuels.
- Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente).
- Coordination des assistant(e)s de direction du pôle sur des dossiers communs.
- Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique, etc.).
- Collecte et consolidation des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints.
*** LE PROFIL ET COMPETENCES :
Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes (TELERECOURS, SAGACE, etc.).
- Connaissance des processus administratifs et des logiciels dédiés (GFD, GECCO, Airdélib).
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Rigueur, discrétion et sens de l'organisation.
Aptitudes :
- Autonomie, réactivité et capacité d'initiative.
- Sens du relationnel et travail d'équipe.
- Adaptabilité et respect des délais.
- Formation et/ou expérience confirmée en gestion administrative.
*** LE POSTE :
- CDD 3 ans renouvelable 1 fois
- Temps plein, horaires variables.
- Poste basé à Rodez
- Télétravail possible
>>> CV + LETTRE DE MOTIVATION : Toute candidature incomplète ne sera retenue <<<
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- Gestion des parapheurs entrants et sortants.
- Prise d'initiatives pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA (gestion des fournitures, coordination des commandes collectives, etc.).
- Priorisation des informations reçues et alerte du DGA des réponses à apporter.
- Accueil téléphonique et physique.
- Organisation logistique des déplacements, réunions et événements du pôle.
- Gestion de l'agenda du DGA.
- Rédaction de notes, rapports et mails sur demande du DGA.
- Tâches administratives et de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents)
-> Coordination et suivi administratif :
- Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques et rapports.
- Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle.
- Constitution des dossiers pour les réunions du DGA et réponses à apporter.
- Traitement des courriers et informations reçues sur les plateformes de communication (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, etc.).
- Suivi de dossiers transversaux.
-> Gestion déléguée et liaison transversale :
- Préparation des validations et conduite de processus sur les outils numériques dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib).
- Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et les services associés.
- Coordination et préparation des entretiens annuels.
- Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente).
- Coordination des assistant(e)s de direction du pôle sur des dossiers communs.
- Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique, etc.).
- Collecte et consolidation des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints.
*** LE PROFIL ET COMPETENCES :
Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes (TELERECOURS, SAGACE, etc.).
- Connaissance des processus administratifs et des logiciels dédiés (GFD, GECCO, Airdélib).
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Rigueur, discrétion et sens de l'organisation.
Aptitudes :
- Autonomie, réactivité et capacité d'initiative.
- Sens du relationnel et travail d'équipe.
- Adaptabilité et respect des délais.
- Formation et/ou expérience confirmée en gestion administrative.
*** LE POSTE :
- CDD 3 ans renouvelable 1 fois
- Temps plein, horaires variables.
- Poste basé à Rodez
- Télétravail possible
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