Assistant / Assistante de direction

Vos taches sont les suivantes :
-Accueillir physiquement et téléphoniquement la clientèle - gestion des clients
- Organiser le planning des notaires - prise de rendez-vous -
- Rédiger (rapport, compte rendu, note...) et Assurer la transmission des informations en interne et en externe transmission (E-mails - traitement de la messagerie).
- Traiter l'information dans les dossiers (collecter, classer et mettre à jour, adresse n° de téléphone, adresse électronique)
- Réaliser la gestion administrative du courrier - Rédaction de courrier
- Traiter le courrier arrivée/départ - Suivi des AR (Scan puis classement au dossier)
- Ouvrir des dossiers clients (SCAN, création des fiches clients),
- Relancer téléphoniquement les administrations, banques, confrères et tout intervenant extérieur à l'étude.
- Suivre et gérer les stocks (Fourniture - Eau - Café)
- Réaliser les commandes de matériel, fournitures de bureau, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Appeler les différents prestataires de service (Clim - électricité, portier, etc.)