Assistant / Assistante de direction

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents, communications téléphoniques, courriers papier, courriers électroniques, liées au service ou suivi des dossiers.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,...).

- Service de rattachement : Direction des Affaires Financières et Economiques



ACTIVITES PRINCIPALES

1/ SECRETARIAT

Accueil du public ;
Gestion et traitement du courrier papier : enregistrement, répartition, archivage et dématérialisation de l'archivage ;
Gestion et traitement du courrier électronique : enregistrement, répartition, archivage ;
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages ;
Gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières et Économiques ;
Prise de rendez-vous et organisation des réunions ;
Élaboration et transmission des décisions, délibérations, avis, notes de service et d'information ;
Gestion du stock de fournitures de bureau et de papier pour la DAFE ;
Gestion des plannings de réservation (vidéoprojecteur et salle de réunion) ;
Centralisation et mise en page du rapport d'activité et de gestion ;
Rédaction des comptes-rendus de réunion ;
Classement et archivage des dossiers de la DAFE ;
Suivi de l'interprétariat et du Réseau ADO ;
Gestion de MONEWEB en binôme avec le gestionnaire achat ;
Renommer les factures dans la GEF en l'absence du gestionnaire achat (transfert de service si erreur) ;
Gestion des bons Octopus relevant de la DAFE :
o Gestion des timbres pour les services extérieurs
o Gestion des cartes et tickets de bus
o Gestion des commandes de lits et matelas en l'absence de la gestionnaire

2/ SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Suivi des conventions de location du site de la Livettaz ;
Saisie des annexes CNSA pour les budgets annexes au mois de juin

3/ LIQUIDATION

Traitement des factures du service financier et de la direction des ressources humaines ;
Liquidation des factures de timbres, cartes et tickets de bus ;

4/ MANDATEMENT

Mandatement hebdomadaire des dépenses sur la base de la requête BO
Contrôle de la présence et de la cohérence des pièces justificatives jointes aux mandats ;
Traitement de la paie en binôme avec l'Adjoint des cadres des Finances ;

5/ SUIVI DES MARCHÉS (en lien avec les services gestionnaires et la cellule achat du GHT)

Rédaction des pièces administratives (RC, CCAP/CCP, AE) pour les marchés (travaux, fournitures et services) inférieurs au seuil de délégation du GHT sur Marcoweb ;
Rédaction des avenants au marché, contrôle du suivi des reconductions en lien avec l'AAH ;
Réception, recensement, archivage et information des directions fonctionnelles des pièces de marchés (groupements de commande, marchés GHT,.)
Suivi régulier des marchés ;

6/ REGISSEUR

Mission de régisseur principal ;
Avances pour les transferts, remboursements, achats divers sur internet ,. ;
Ecritures comptables en lien avec la Trésorerie ;
Gestion carte bleue, chéquier, espèces

7/ FOURNITURES DE BUREAU

Gestion des commandes ;
Gestion des réceptions;
Suivi du SAV ;
Gestion des liquidations.

CV + Lettre de motivation