Assistant / Assistante administration des ventes

L'Assistant Administratif des Ventes Assure le suivi administratif de l'activité commerciale, depuis la veille jusqu'au règlement des factures.
Il doit Transmettre les informations issues de la veille au service commercial et assurer le suivi administratif des affaires. Enregistrer et traiter les commandes clients, puis suivre leur préparation jusqu'à leur expédition. Assurer la coordination avec le service commercial tout au long du processus.
Après facturation, il doit rester en lien avec la Direction Financière pour suivre les règlements. En cas de retard de paiement, effectuer les relances nécessaires auprès du client, en coordination avec les équipes commerciales.
Description des activités significatives
1.1 Gestion des commandes clients
- Enregistrer les commandes clients dans le système de gestion.
- Vérifier la conformité des commandes (prix, conditions, délais).
- Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur livraison.
- Coordonner les informations avec les services internes (commercial, technique, logistique).
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1.2 Suivi de la facturation
- Établir les devis en lien avec le service commercial.
- Contrôler la cohérence financière entre commande, livraison et facturation.
- Assurer le suivi des encaissements en lien avec la DAF.
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1.3 Relation client
- Assurer le traitement des demandes clients (téléphone, mail).
- Informer les clients sur l'état d'avancement de leurs commandes.
- Gérer les réclamations de premier niveau.
- Contribuer à la qualité de la relation client.
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1.4 Suivi administratif et reporting
- Mettre à jour les bases de données clients.
- Assurer la traçabilité des échanges et des opérations.
- Compléter des tableaux de suivi (commandes, facturation, litiges).
- Participer au suivi des indicateurs commerciaux simples.
1.5 Coordination interne
- Transmettre les informations nécessaires aux équipes internes.
- Suivre l'avancement des prestations ou livraisons.
- Relancer les interlocuteurs en cas de retard ou d'anomalie.
2. Responsabilités exercées et latitude d'action
Responsabilités exercées
L'Assistant(e) ADV :
- Assure la fiabilité des informations liées aux commandes clients.
- Garantit le bon déroulement administratif du processus de vente.
- Contrôle la conformité des données commerciales et contractuelles.
- Contribue à la satisfaction client par la qualité du suivi et de la communication.
- Signale les anomalies ou litiges à sa hiérarchie.
Il est responsable de la bonne exécution des opérations ADV, sans responsabilité sur les décisions commerciales ou financières.
Latitude d'action
- Organise son activité en fonction des priorités commerciales et des demande de la Direction.
- Applique les procédures de vente et de commande internes.
- Prend des initiatives dans le traitement des demandes courantes (relances, suivi, coordination).
- Gère les situations simples de manière autonome.
En revanche :
- Les conditions commerciales (prix, remises) restent validées par la hiérarchie.
- Les litiges complexes ou à enjeu sont escaladés.
3. Connaissances professionnelles spécifiques
Connaissances techniques :
- Processus Administratif des ventes
- Notions de gestion commerciale et facturation
- Utilisation d'ERP / CRM ( dolibarr, actuellement )
- Outils bureautiques (Excel, Word)
Compétences opérationnelles :
- Collaborer aux commandes clients
- Contrôler la conformité des données commerciales
- Accompagner l'équipe commercial sur la relation client
Formation et expérience :
- Formation (gestion, commerce, assistanat)
- Expérience souhaitée en ADV ou gestion commerciale
Aptitudes professionnelles
- Sens du service client
- Rigueur et organisation
- Réactivité
- Qualités relationnelles
- Capacité à gérer les priorités