Assistant administratif / Assistante administrative

L'Assistant.e Spécialisé.e Planning est chargé.e d'organiser les emplois du temps des groupes de formation. Il ou elle recense et ordonne les informations permettant de créer les plannings de cours : groupes de formation, formateurs associés, salles et ateliers affectés, progressions pédagogiques et volumes horaires par matière.
L'Assistant.e Planning gère la construction des emplois du temps sur le long terme (l'année scolaire) et gère les évolutions et adaptations de court terme (absences, indisponibilités, visites, etc.).
Expérience indispensable en gestion de planning de formateurs (éducation nationale par exemple) : 1an minimum
CONNAISSANCES DU LOGICIEL NETyPAREO Très fortement conseillée et appréciée.

Planification des groupes de formation :
Recenser, en lien avec le Chargé de Gestion des ressources Planification et Examen, son responsable, et les Responsables Pédagogiques, l'ensemble des éléments nécessaires à la planification des cours.
Ordonnancer les éléments mis à sa disposition pour construire un planning cohérent.
Construire sur le logiciel Y-Paréo le planning des groupes de formation en prenant en compte les contraintes pédagogiques, logistiques et RH.
Participer, dans son domaine d'intervention, à l'optimisation de la planification (taux de charge des formateurs, taux d'encadrement).
Adapter, en fonction des situations (absences, indisponibilités), le planning en temps réel. Recenser et suivre les absences des formateurs.
Produire les indicateurs de charge des formateurs internes et externes pour transmission à la Direction et au service RH.
Analyser la conformité et la performance de sa planification.


Soutien à l'organisation des examens :
Collaborer, avec son responsable, à l'organisation des examens.
Respecter les procédures et la gestion documentaire.