Assistant administratif / Assistante administrative

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Proximité, vous :
- Contribuez à la continuité de service des fonctions d'accueil du siège et de la gestion du courrier de la collectivité ;
- Apportez un appui administratif aux services du Pôle Proximité ;
- Participez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité du service rendu.

QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?

1. ASSURER LA CONTINUITÉ DES FONCTIONS D'ACCUEIL
Chaque vendredi après-midi, vous assurez la permanence de l'accueil du siège :
- Accueillir les usagers, partenaires, élus et visiteurs
- Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
- Réceptionner et transmettre les messages
- Réceptionner le courrier distribué par les services postaux
- Affranchir le courrier et les colis

En cas d'absence de l'agent d'accueil, vous assurez également :
- L'ensemble des missions d'accueil physique et téléphonique
- La continuité du service auprès des usagers, partenaires et services internes

2. ASSURER LA CONTINUITÉ DE LA GESTION DU COURRIER
En l'absence de l'agent en charge du courrier, vous êtes amené(e) à :
- Réceptionner, ouvrir et enregistrer les courriers entrants
- Numériser les documents et les intégrer dans la GED
- Assurer le traitement de la boîte mail dédiée
- Diffuser les documents dans les circuits de validation
- Préparer les envois de courrier sortant
À noter : selon les nécessités de service, vous pourrez assurer simultanément les missions d'accueil, de gestion du courrier et d'assistance administrative.

3. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU PÔLE PROXIMITÉ
- Assurer le secrétariat administratif du Pôle Proximité et de ses services
- Organiser les réunions, commissions, groupes de travail et rendez-vous
- Préparer les convocations, les ordres du jour et les dossiers nécessaires aux réunions
- Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs
- Assurer la mise en forme, la diffusion et le suivi des courriers, notes et documents administratifs
- Participer au suivi des dossiers administratifs du pôle
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers
- Réaliser les travaux de publipostage, de reprographie et de mise en forme de documents
- Participer à la préparation et au suivi des entretiens professionnels
- Établir et assurer le suivi des bons de commande
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires dans le cadre des missions du pôle

4. APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DU PÔLE PROXIMITÉ

Accueil de loisirs sans hébergement (ALSH)
- Assurer le suivi administratif des inscriptions en remplacement de l'agent référent
- Assurer l'accueil téléphonique et le renseignement des familles en l'absence de la responsable du service
- Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service
- Élaborer les plannings d'activités et les menus à destination des familles

Habitat
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers dans le cadre du dispositif de rénovation de l'habitat
- Recueillir et qualifier les demandes des usagers
- Renseigner les premières informations dans l'outil de suivi dédié
- Informer les usagers sur les modalités de prise en charge de leur demande
- Organiser et planifier les rendez-vous avec les opérateurs et les partenaires concernés
- Assurer le suivi administratif des demandes et la transmission des informations nécessaires aux services et partenaires concernés

Offices de tourisme
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service
- Participer au suivi administratif des dossiers de ressources humaines en lien avec la Direction des Ressources Humaines
- Assurer le suivi administratif des contrats, des absences et des documents réglementaires
- Participer au traitement et au suivi des dossiers administratifs liés à l'activité du service

Ce poste requiert une grande polyvalence et une forte capacité d'adaptation.