Assistant administratif / Assistante administrative

Sous l'autorité de la responsable du Pôle « Population - Vie associative », vous serez en charge
d'accueillir et d'informer le public, tout en assurant diverses missions administratives liées à la vie
associative, à l'état civil, au cimetière et aux élections.
Votre rôle sera essentiel pour garantir un service public de qualité, en étant un relais efficace entre les
usagers et la collectivité, en lien avec l'ensemble des services municipaux et partenaires.
Principales missions
Accueil et renseignement du public
Accueillir, orienter et informer les usagers en personne ou par téléphone,
Reformuler les demandes en adaptant le langage administratif selon le public,
Gérer les situations urgentes ou conflictuelles avec calme et objectivité,
Maintenir une communication claire, respectueuse et adaptée à chaque interlocuteur.
Renseignement, orientation et diffusion d'information
Identifier les besoins des usagers et évaluer l'urgence,
Fournir des informations précises sur les services municipaux et les démarches à suivre,
Orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents,
Gérer les demandes et les plannings de réservation des salles municipales et équipements,
Assurer l'affichage et la diffusion des documents destinés au public et aux services,
Rechercher, synthétiser et transmettre les informations utiles à la collectivité.
Gestion du courrier
Formalités administratives
Recensement des jeunes de 16 à 25 ans, liaison avec le Bureau du Service National,
Établir divers certificats : vie, vie commune, domicile.,
Réceptionner et instruire les attestations d'accueil des étrangers,
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE - DÉPARTEMENT DE LA HAUTE-GARONNE
95 Chemin des Combes, 31140 LAUNAGUET
TEL . 05 61 74 07 16
Courriel : recrutement@mairie-launaguet.fr mairie-launaguet.fr
Organiser les convocations et entretiens pour les renouvellements des titres de séjour et
regroupement familial,
Légalisation de signature, copies certifiées conformes, enregistrements au registre du commerce,
Suivi des demandes de livret de famille.
En soutien aux missions courantes du service
Gestion et accompagnement de la vie associative,
Cimetière : Suivi des dossiers d'inhumation dans le logiciel dédié,
État civil : Enregistrement des actes simples,
Élections : Participation à la préparation administrative des scrutins électoraux,
Gestion des courriels
Connaissances et compétences souhaitées
Compétences générales et techniques :
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales souhaitée,
Maîtrise des procédures administratives courantes appréciée,
Connaissances appréciées en matière de gestion funéraire, électorale et réglementations
associatives,
Capacité à rédiger des documents administratifs,
Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et capacité à utiliser des logiciels
métiers (E-GRC apprécié),
Capacité à organiser, planifier et suivre des plannings.
Savoir-être
Excellentes qualités relationnelles, sens de l'écoute, pédagogie et diplomatie,
Capacité d'adaptation, rigueur et sens de l'organisation,
Autonomie, esprit d'initiative et sens des responsabilités,
Goût pour le travail en équipe et la coopération interservices,
Polyvalence et discrétion.