Assistant administratif / Assistante administrative

Vos missions :
- Appui à la gestion quotidienne d'un espace de coworking
- Prestations de gestion administrative, commerciale et financière externalisées
pour les clients
- Assurer un rôle central dans la coordination, l'accueil, l'organisation et le bon déroulement des activités internes et des missions clients.
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
1. Coworking
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
- Présentation des services et gestion des réservations (bureaux, salles de réunion)
- Réception, filtrage et réorientation des courriers électroniques
- Animation ponctuelle de la vie du lieu (événements, communication, mise à jour des infos clients)
- Préparation et organisation logistique des réunions,
- Gestion et actualisation d'une base de données informatiques
- Suivi des stocks (boissons, fournitures, matériels) et petites tâches logistiques
- Aide à la gestion des réseaux sociaux (photos, stories, informations sur les offres)
- Gestion des agendas de l'équipe et élaboration d'un planning
- Rédaction de courriers, devis, factures et relances clients
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
- Suivi de tableaux de bord, trésorerie ou reportent simple
- Classement, numérisation et archivage des diverses pièces
- Aide à la préparation de la comptabilité (pointage, saisie, salaires, organisation des
documents)
- Prise de rendez-vous, gestion d'agendas et coordination administrative.
- Interface entre les clients, leurs partenaires (banques, URSSAF, prestataires...)
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Google Workspace, Canva)
- Connaissance de logiciels de facturation ou comptabilité est un plus
- Capacité à gérer plusieurs dossiers clients avec rigueur
- Compétences en communication écrite et orale
Savoir-être
- Sens de l'organisation et autonomie
- Discrétion professionnelle, confidentialité des données
- Bon relationnel et sens du service client
- Dynamisme, réactivité, polyvalence
- Esprit d'équipe et d'initiative
- Ponctualité
FORMATION / EXPÉRIENCE
- Expérience appréciée dans un environnement multi-tâches
- Connaissance du domaine du BTP appréciée
- Une connaissance du tissu économique local