Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Travaux & Accueil en CDD d'un an.

Vous serez l'appui administratif des équipes Travaux et Conception, tout en assurant l'accueil et la bonne transmission des informations entre les différents acteurs internes et externes.

Vous aurez pour missions principales :
Accueil & support général
-Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer le courrier, les rendez-vous et les boîtes mails de contact
- Veiller à la bonne organisation et au fonctionnement quotidien de l'agence (fournitures, prestataires, matériel)

Suivi administratif des projets/chantiers

- Constituer et mettre à jour les dossiers projets (conception, travaux, réception, livraison)
- Réaliser les démarches administratives liées aux chantiers
- Saisir et mettre à jour les informations dans l'ERP (marchés, avenants, tiers, tableaux de suivi)
- Suivre les assurances (dossiers Dommages/Ouvrages, relation avec le courtier, validité des documents)
- Apporter un soutien ponctuel au service comptabilité (saisie de factures, rapprochements)

Interface avec les partenaires
- Relayer les informations auprès des clients, entreprises prestataires, bureaux d'études, architectes et organismes publics
- Transmettre et collecter les documents nécessaires (contrats, attestations, PV, plans.)
- Alerter la direction en cas de points bloquants ou d'échéances importantes