informations générales
Yvelines
CDI
Mission Générale
L'assistant.e administratif.ve assure le suivi et la gestion administrative des formations et de l'apprentissage. Il/elle veille au bon fonctionnement du centre en appui à la directrice, notamment en matière de facturation, de gestion des tableaux de bord et de la gestion administrative des dossiers des apprentis et stagiaires.
Responsabilités
Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi des contrats d'apprentissage et des conventions de stage (envoi, suivi, transmission aux institutions/OPCO).
- Gérer la facturation des sessions de formation et assurer le suivi des paiements.
- Gérer la facturation des fournisseurs et des formateurs indépendants via un tableur
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord statistiques (effectifs, ruptures, suivi CA...) etc.).
- Assurer le suivi des dossiers apprentis et stagiaires : vérification des documents, encaissement des frais...
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (dossiers d'inscription, saisie des états de fréquentation, etc.).
- Organiser et participer aux réunions de recrutement d'apprentis et de stagiaires. (Info Coll)
- Assurer la commande du matériel bureautique
- Mettre les plannings des différentes formations sur Yparéo
- Assurer les assiduités des stagiaires et le suivi administratif (attestation, bulletin de note)
Relationnel et communication
- Accueillir et informer les entreprises, les apprentis et stagiaires sur les modalités administratives.
- Participer aux événements de promotion et de recrutement (Journées Portes Ouvertes, forums, Salons, réunions partenaires).
- Entretenir et développer les relations avec les partenaires institutionnels (Collèges, Lycées, Missions Locales, CIO, etc.).
- Relancer les candidatures et assurer un suivi rigoureux.
Support organisationnel et technique
- Gérer et mettre à jour la base de données Yparéo.
- Assurer la gestion du courrier, l'archivage et le suivi des documents administratifs.
- Veiller au bon fonctionnement des équipements (imprimantes, photocopieurs, etc.).
- Garantir le respect des obligations administratives et réglementaires.
Profil Recherché
- Expérience en accueil, secrétariat ou administration (idéalement dans un centre de formation ou un environnement similaire).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et idéalement du logiciel Yparéo.
- Bonne organisation, rigueur et capacités relationnelles pour interagir avec différents interlocuteurs.
Vous travaillerez 4 jours par semaine (Temps partiel 80%) sur deux sites (Chanteloup les Vignes et Suresnes, ponctuellement sur le site de Paris 20ème)
PRISE DE POSTE EN JANVIER 2026.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'assistant.e administratif.ve assure le suivi et la gestion administrative des formations et de l'apprentissage. Il/elle veille au bon fonctionnement du centre en appui à la directrice, notamment en matière de facturation, de gestion des tableaux de bord et de la gestion administrative des dossiers des apprentis et stagiaires.
Responsabilités
Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi des contrats d'apprentissage et des conventions de stage (envoi, suivi, transmission aux institutions/OPCO).
- Gérer la facturation des sessions de formation et assurer le suivi des paiements.
- Gérer la facturation des fournisseurs et des formateurs indépendants via un tableur
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord statistiques (effectifs, ruptures, suivi CA...) etc.).
- Assurer le suivi des dossiers apprentis et stagiaires : vérification des documents, encaissement des frais...
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (dossiers d'inscription, saisie des états de fréquentation, etc.).
- Organiser et participer aux réunions de recrutement d'apprentis et de stagiaires. (Info Coll)
- Assurer la commande du matériel bureautique
- Mettre les plannings des différentes formations sur Yparéo
- Assurer les assiduités des stagiaires et le suivi administratif (attestation, bulletin de note)
Relationnel et communication
- Accueillir et informer les entreprises, les apprentis et stagiaires sur les modalités administratives.
- Participer aux événements de promotion et de recrutement (Journées Portes Ouvertes, forums, Salons, réunions partenaires).
- Entretenir et développer les relations avec les partenaires institutionnels (Collèges, Lycées, Missions Locales, CIO, etc.).
- Relancer les candidatures et assurer un suivi rigoureux.
Support organisationnel et technique
- Gérer et mettre à jour la base de données Yparéo.
- Assurer la gestion du courrier, l'archivage et le suivi des documents administratifs.
- Veiller au bon fonctionnement des équipements (imprimantes, photocopieurs, etc.).
- Garantir le respect des obligations administratives et réglementaires.
Profil Recherché
- Expérience en accueil, secrétariat ou administration (idéalement dans un centre de formation ou un environnement similaire).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et idéalement du logiciel Yparéo.
- Bonne organisation, rigueur et capacités relationnelles pour interagir avec différents interlocuteurs.
Vous travaillerez 4 jours par semaine (Temps partiel 80%) sur deux sites (Chanteloup les Vignes et Suresnes, ponctuellement sur le site de Paris 20ème)
PRISE DE POSTE EN JANVIER 2026.
