Assistant administratif / Assistante administrative

MISSIONS
Réaliser toutes les tâches administratives qui lui sont confiées
Assurer la gestion administrative des apprentis et des formateurs

ACTIVITES PRINCIPALES

- Contribuer à l'accueil
Accueil, orientation et apport des premières informations à l'interlocuteur

- Contribuer à l'organisation des réunions
Rédiger et envoyer les convocations
Organisation matérielle (réservation de salle)
Elaborer et diffuser les comptes-rendus

- Contribuer au fonctionnement administratif
Réceptionner, traiter et envoyer le courrier (papier et électronique)
Réaliser et transmettre les différentes enquêtes
Veiller à la transmission des documents de communication d'information
Commander le matériel pour l'administration
Etablir et transmettre les conventions de stages des SFP et suivi
Inscrire les apprentis à l'examen
Réceptionner les feuilles heures de cours des vacataires et comptabiliser les heures à la fin de chaque mois pour remonter au service paie du GRETA

- Assurer l'inscription des apprentis
Gestion prospect
Vérification, suivi et saisie des contrats d'apprentissage
Gérer les ruptures de contrat - transmission informations aux OPCO et service gestion du GRETA

- Contribuer à la gestion de base et de données et de tableaux de bord
Constituer et gérer la base YPAREO de données apprentis, employeurs, listes et feuilles émargement
Suivre les effectifs
Suivi des aides à destination des apprentis : demi-pension, aide au financement du permis B avec l'ASP.

- Contribuer à la promotion du CFA
Mettre à jour les différents supports de communication : site internet, plaquettes, diaporamas
Gestion des portails web Netypareo (apprentis, formateurs, entreprises)

COMPETENCES PRINCIPALES
Maîtrise des logiciels de bureautique et d'informatique
Connaître la structure du GRETA-CFA, l'environnement institutionnel et la réglementation de l'apprentissage
Maîtriser les outils de bureautique et d'informatique de gestion spécialisée (YMAG - Yparéo)
Connaître la structure et le fonctionnement des OPCO, l'environnement et les compétences des OPCO dans le domaine de l'apprentissage

ENVIRONNEMENT ET FORMATION
Quotité de travail : 100%
Lieu d'exercice : UFA Jean PROUVE - NANCY