Assistant administratif / Assistante administrative

Dans le cadre d'un surcroît d'activité, la Faculté de Théologie recrute un(e) Assistant(e) d'institut qui travaillera en collaboration étroite avec les directeurs pédagogiques et la direction.

PRINCIPALES ACTIVITÉS :

Administration des formations - Diplômes d'État (Licence et Master) :
- Assurer l'accueil et la transmission d'informations pour les étudiants, les enseignants et les partenaires en direct, par mail et par téléphone,
- Paramétrer la formation sur Atlas,
- Gérer la scolarité sur Atlas : inscription administrative, pédagogique et financière, examens, notes, diplômes
- Vérification des données d'inscription avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,


Activités diverses :
- Assurer la planification des cours de l'ensemble des formations dans ADE/Atlas
- Gérer les évaluations des enseignements (S1 et S2) via Sphinx
- Prendre en charge l'organisation d'événement/réunions diverses (contact participants, prestataires, logistique.)
- Gérer les dossiers de bourses Fondation de France, en lien avec la commission de bourses et la RAU
- Soutenir les assistantes de la faculté dans la gestion des différentes formations, en particulier lors des périodes les plus chargées de l'année (inscriptions)


Tâches courantes de secrétariat :
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
- Créer et mettre à jour des listes et tableaux de suivi
- Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
- Etablir des ordres de mission et saisir des notes de frais dans emouv
- Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté


Profil et compétences
- Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
- Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ;
- Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ;
- Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
- Excellentes capacités rédactionnelles,
- Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP...) ;
- Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels
- Formation : Bac+ 2 / Bac+3 avec expérience


Rémunération : selon le profil

Durée du temps de travail : CDD à temps partiel (25% à 30%) - 6 mois renouvelables

Poste à pourvoir : 1er septembre 2026