informations générales
Bouches-du-Rhône
CDI
L'assistante administrative (accueil) assure l'accueil, renseigne et oriente les personnes à la réception ou au standard téléphonique de l'institut. Elle échange avec les clients au quotidien.
Sous l'autorité et le contrôle de son encadrement, fournir une assistance dans les domaines suivant :
1/ Accueillir les personnes (au téléphone ou en présentiel), identifier leur demande et les traiter dans la mesure du possible. Savoir orienter la demande vers le bon interlocuteur.
2/ Organiser le programme d'activités, suivre les inscriptions des étudiants et coordonner avec les partenaires. Suivi qualité et satisfaction client.
3/ Gérer les relations avec les partenaires d'activités (suivi administratif), identifier de nouveaux partenaires d'activités. Préparer le commissionnement.
4/ Veiller à l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
Actualiser l'affichage et les informations mises à la disposition des visiteurs.
Editer les certificats de fin de stage, relevés de notes et bilans de satisfaction clients
Veille à l'état de propreté des locaux/sanitaires.
Périodiques/secondaires :
- Participation à l'organisation et à l'animation d'évènements internes (arrivées et départs de clients, réunions, animations d'activités, visite à l'extérieur).
- Tenue de statistiques sur les bilans de satisfaction cours
Profil recherché :
Formation baccalauréat minimum, avec une première expérience réussie d'au moins un an.
o Maîtrise des modalités d'accueil
o Maîtrise du français et de l'anglais impérative ; une troisième langue constitue un atout certain
o Maîtrise de logiciels de messagerie, traitement de texte, tableur
o Sens aigu du service et du contact
o Esprit d'équipe
o Disponibilité pour faire face aux urgences
o Capacité d'écoute
o Diplomatie
o Organisation et rigueur pour gérer les priorités
o Capacité d'adaptation aux situations et aux différents interlocuteurs
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1/ Accueillir les personnes (au téléphone ou en présentiel), identifier leur demande et les traiter dans la mesure du possible. Savoir orienter la demande vers le bon interlocuteur.
2/ Organiser le programme d'activités, suivre les inscriptions des étudiants et coordonner avec les partenaires. Suivi qualité et satisfaction client.
3/ Gérer les relations avec les partenaires d'activités (suivi administratif), identifier de nouveaux partenaires d'activités. Préparer le commissionnement.
4/ Veiller à l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
Actualiser l'affichage et les informations mises à la disposition des visiteurs.
Editer les certificats de fin de stage, relevés de notes et bilans de satisfaction clients
Veille à l'état de propreté des locaux/sanitaires.
Périodiques/secondaires :
- Participation à l'organisation et à l'animation d'évènements internes (arrivées et départs de clients, réunions, animations d'activités, visite à l'extérieur).
- Tenue de statistiques sur les bilans de satisfaction cours
Profil recherché :
Formation baccalauréat minimum, avec une première expérience réussie d'au moins un an.
o Maîtrise des modalités d'accueil
o Maîtrise du français et de l'anglais impérative ; une troisième langue constitue un atout certain
o Maîtrise de logiciels de messagerie, traitement de texte, tableur
o Sens aigu du service et du contact
o Esprit d'équipe
o Disponibilité pour faire face aux urgences
o Capacité d'écoute
o Diplomatie
o Organisation et rigueur pour gérer les priorités
o Capacité d'adaptation aux situations et aux différents interlocuteurs
